Norėdami valdyti dokumentų numerius, nueikite į Dokumentų numerių valdymo puslapį – https://erp.butenta.lt/admin/documents?activeTab=2
- Šoniniame meniu spauskite Dokumentai.
- Užsikrovus dokumentų sąrašo puslapiui, spauskite Nustatymai skirtuką.
- Užsikrovus dokumentų nustatymų puslapiui, matysite savo įmonės dokumentų šablonų nustatymus.
- Čia galite kurti, trinti, koreguoti ir peržiūrėti dokumentų numeracijas.
- Norėdami koreguoti dokumentų numeraciją, spauskite ant trijų taškiukų ir tuomet „Redaguoti”. Atsidariusiame lange galėsite nustatyti, kuriems dokumentų tipams naudoti šią dokumentų numeraciją, dokumentų prefiksą (dok. numerio dalis, kuri nesikeičia, pavyzdžiui darbo sutartis galėtų būti DS_2026-) bei sekančio dokumento numerį.
- Norėdami trinti dokumento numeraciją, spauskite ant trijų taškiukų ir tuomet „Ištrinti”.
- Norėdami sukurti naują dokumento numeraciją spauskite „Sukurti dokumento šablono nustatymus”.
- Pasirinkite dokumentų tipus, kuriems norite naudoti tą pačią numeraciją.
- Įveskite dokumentų numerio prefiksą. Tai yra statinė dokumentų numerio dalis, pavyzdžiui darbo sutartis galėtų turėti DS_2026 prefiksą.
- Įveskite skaičių, nuo kurio pradėti skaičiuoti dokumento numerius. Neveskite nulių prieš skaičių, sistema pati kels šį skaičių kiekvieną kartą kuriant dokumentą.
- Atkreipkite dėmesį, kad tarp prefikso ir iteracijos numerio nėra nustatytas joks skiriamasis ženklas. Jei norite jį pridėti, jį pridėkite kaip paskutinį prefikso simbolį. Pavyzdžiui jei norite pridėti brūkšnį, tuomet rašykite DS_2026– prefikso laukelyje.
Svarbu!
- Ištrynus dokumento numeraciją, jau sukurtų dokumentų, numeracija išliks nepakeista
- Nenustačius dokumento numeracijos, bet panaudojus dokumento numerio kintamąjį, dokumento generavimo metu, bus užkraunama tuščia reikšmė, t.y. kintamasis liks nepanaudotas.
- Dokumento numeraciją naudos visi to pačio tipo dokumento šablonai. Pavyzdžiui, jei turėtumėte du darbo sutarties šablonus, abu šablonai naudotų tą pačią numeraciją.
- Tas pats galiotų, jei sukurtumėte numeraciją dviems ar daugiau skirtingiems dokumentų tipams. Pavyzdžiui, jei sukurtumėte dokumento numeraciją Atostogoms ir Komandiruotėms, tuomet abiejų tipų dokumentai naudotų tą pačią numeraciją ir keltų dokumento numerį.
