Prekybos dokumentų importas iš Excel failo V2 versija (kiekinė likučių apskaita)

SVARBU

Funkcionalumui veikti kompiuteryje/serveryje ( jei programa patalpinta serveryje) turi būti įdiegta Microsoft Excel programa.
Maksimalus vienu metu importuojamų eilučių skaičius – 10 000 eilučių.

1.Dokumentų importas iš Excel failo

1.1. Importo paleidimas
Meniu kelias:
Prekyba → Sąskaitų importas iš Įvesk.lt XLS formatu ( žr. 1 pav.).
Atsidaro langas Dokumento importas (žr. 2 pav.), kuriame nustatomi importo parametrai.

1 pav. Prekyba → Sąskaitų importas iš Įvesk.lt XLS formatu

2 pav. Dokumentų importo langas

1.2. Importo lango nustatymai

Prieš įkeliant failą galima nurodyti bendrus nustatymus:

• Operacija
• Sandėlis
• Prekės grupė
• Prekės tipas
• Klientas
• Skaičiuojamas likutis
• Prekės mato vienetas
• Serija

Kada naudojami šie nustatymai?
Jeigu Excel faile nenurodyta tam tikra informacija, sistema naudoja šiame lange nurodytas reikšmes kaip numatytąsias.

1.3. Excel failo pasirinkimas

1. Lauke Importuojamas failas paspauskite F2.
2. Pasirinkite Excel failą.
3. Spauskite Įkelti duomenis.
   Sistema:

• Nuskaito failą
• Parodo duomenis peržiūros lentelėje
• Leidžia patikrinti, ar stulpeliai atitinka paskirtį

3 pav. Importuojami duomenys

1.4. Importo lango funkcijos

Importo lange galimi šie veiksmai (žr. 3 pav.):

• Naudoti prekę. Leidžia:
• Pakeisti importuotą prekę kita
• Pasirinkti prekę iš Žinynai → Prekės
• Keisti klientą. Keičiamas klientas iš Žinynai → Klientai
• Įrašyti naujas prekes. Jei prekės nėra žinyne – sukuriama nauja kortelė.
• Įrašyti naujus klientus. Jei klientas neegzistuoja – sukuriama nauja kortelė.
• Dok. perž. Įvesk.lt. Leidžia peržiūrėti originalų dokumentą.
• Tikrinti. Atlieka importuojamų duomenų patikrą.
• Formuoti dokumentus. Sukuria prekybos dokumentus sistemoje

2. Dokumento tikrinimas
   Po duomenų įkėlimo spaudžiamas mygtukas Tikrinti. Galimi pranešimai: 1. Rastos dokumento klaidos ( žr. 4 pav.). Rodomas klausimas: „Rastos dokumento klaidos. Ar tęsti su klaidomis?“
   Galimi veiksmai:

• Taisyti klaidas
• Tęsti importą su klaidomis

2. Rastos kritinės klaidos ( žr. 5 pav.). Rodomas klausimas: „Rastos kritinės klaidos. Ar norite
   formuoti sąskaitas su teisingomis eilutėmis?“
   Jeigu pasirenkama tęsti:

• Dokumentas sukuriamas
• Eilutės su kritinėmis klaidomis neįrašomos
• Parodomas importo registras (žr. 6 pav.)

4 pav. Pranešimas dėl klaidų importo dokumente

5 pav. Pranešimas dėl kritinių klaidų importo dokumente

6 pav. Sėkmingo importo registras

3. Kur įrašomas dokumentas?
   Sėkmingai suformuoti dokumentai patenka į:

• Prekyba → Neparuošti išlaidų dokumentai
  arba
• Prekyba → Neparuošti pajamų dokumentai
  Tokie dokumentai turi būseną: Stovis = I (įkeltas importo būdu) (žr. 7 pav.).

7 pav. Prekyba → Neparuošti dokumentai

4. Dublikatų tikrinimas
   Sistema tikrina, ar dokumentas jau egzistuoja pagal:

• Kitas dok. Nr.
• Seriją
• Datą
• Operaciją
• Sumą
• Tiekėją / Gavėją

Kritinė klaida. Jei visi kriterijai sutampa – importas neleidžiamas.
Nekritinė klaida. Jei sutampa:

• Kitas dok. Nr.
• Data
• Serija
  Sistema įspėja, bet leidžia tęsti.

5. Excel failo struktūra
   Importas vykdomas tik pagal suderintos struktūros Excel failą ( žr. 8 pav.). Tame pačiame faile
   gali būti ir pajamavimo, ir išlaidavimo dokumentai.

8 pav. Excel failo pavyzdys

6. Pagrindiniai Excel stulpeliai
   6.1. Dokumento duomenys

* gali būti nepildomas, jei nustatyta importo lange.

6.2. Kliento duomenys

Kuriant naują klientą įrašoma:

• Pavadinimas
• Kodas
• Adresas
• Šalis (jei atpažįstama)
• PVM kodas
• Banko sąskaita
• Požymiai: Tiekėjas = Taip, Gavėjas = Taip

6.3. Prekių duomenys

*- Laukas gali būti neužpildytas, jeigu yra aprašyti nustatymai Prekyba → Sąskaitų importas iš
Įvesk.lt XLS formatu dokumento importo lange.
PASTABA. Matavimo vienetas Būtent programoje užpildomas pagal prekės kortelėje nurodytą
matavimo vienetą.

7. Prekės atpažinimo logika importo metu
   

Importuojant dokumento eilutes, prekė sistemoje identifikuojama pagal kelis galimus kriterijus.
Tikrinimas atliekamas nuosekliai:

1. Pagal prekės kodą. Pirmiausia tikrinama, ar importo faile pateiktas prekės kodas sutampa su
   sistemoje esančiu prekės kodu.
2. Pagal artikulą. Jei pagal prekės kodą atitikmens nerandama, tikrinama, ar pateiktas prekės
   kodas nesutampa su prekės artikulu sistemoje.
3. Pagal brūkšninį kodą (barkodą). Tikrinama, ar pateiktas brūkšninis kodas sutampa su
   sistemoje registruotu barkodu.
4. Barkodo ir artikulo atitikimas. Papildomai tikrinama, ar pateiktas barkodas nesutampa su
   prekės artikulu.
5. Pagal prekės pavadinimą. Jei nei vienu iš aukščiau nurodytų būdų atitikmens rasti nepavyksta,
   prekė tikrinama pagal pavadinimą.
   Jei prekė randama pagal bet kurį iš šių kriterijų, ji priskiriama importuojamai dokumento eilutei.

8. PVM nustatymo logika importo metu

Importuojant dokumentą, PVM kiekvienai eilutei nustatomas pagal pateiktus duomenis:

1. Jei pateiktas PVM kodas

• Sistema pagal PVM kodą suranda atitinkamą tarifą PVM klasifikatoriuje.
• Jei tarifas randamas – eilutei priskiriamas rastas PVM procentas.
• Jei tarifas nerandamas – taikomas numatytasis 21 % PVM tarifas.
• Prekyba → prekių pajamavimas/išlaidavimas → Prekės polangyje stulpelis „P“ užpildomas S
  reikšme ir įrašomas PVM procentas

2. Jei PVM kodo nėra, bet pateikta PVM suma

• PVM suma įskaičiuojama į prekės ar paslaugos kainą.
• Prekyba → prekių pajamavimas/išlaidavimas → Prekės polangyje stulpelis „P“ užpildomas T
  reikšme ir įrašoma PVM suma.

3. Jei nėra nei PVM kodo, nei PVM sumos

• PVM reikšmes paliekamos neužpildytos.

9. Rekomenduojama importo eiga

1. Paruošti Excel failą pagal struktūrą.
2. Patikrinti privalomus laukus.
3. Įkelti failą.
4. Spausti Tikrinti.
5. Ištaisyti klaidas.
6. Spausti Formuoti dokumentus.
7. Patikrinti dokumentus „Neparuoštuose dokumentuose“.
8. Paruošti ir patvirtinti dokumentus.