Visos su prekių pajamavimu susijusios operacijos kuriamos pasirinkus meniu punktą Prekyba → Prekių pajamavimas. Atidaromas paskutinis prekių pajamavimo dokumentas. Norint įvesti naują dokumentą reikia pasirinkti naujo įrašo funkciją -funkcinis klavišas F9 arba mygtukas
Programa sukurs naują prekybos dokumentą(žr. 2 pav.), kuriame automatiškai bus įrašyta dokumento sukūrimo data ir laikas bei operacija. Naujam dokumentui bus priskirta prieš tai buvusio dokumento operacija. Esant poreikiui operaciją galima pakeisti. Reikiamą operaciją galima pasirinkti paspaudus funkcinį klavišą F9 arba programos mygtuką
2 pav. Prekių pajamavimo dokumentas
Iš pradžių į lauką Data reikia įvesti reikiamą prekybos dokumento datą. Tada paspaudus klaviatūros klavišą Enter arba klavišą Tab programa automatiškai užpildys lauką Dok. Nr. (suteiks dokumentui unikalų numerį). Esant poreikiui į šį lauką galima įvesti kitą numerį.
Lauke Dok. raidė galima pasirinkti raidės požymį. Šio lauko pildyti nebūtina. Raidės požymis naudojamas kaip papildoma duomenų rūšiavimo galimybė. Prieš sugeneruojant dokumento numerį programa tikrina raidės lauką ir jei jis užpildytas, tai naujai formuojamam numeriui suteikiama raidė iš šio lauko ir didėjančia tvarka sekantis eilės numeris (du paskutiniai einamų metų skaičiai + mėnuo + triženklis sekantis eilės numeris). Raidės požymį galima naudoti kaip paieškos sąlygą filtruojant prekybinius dokumentus prekybos modulyje bei filtruojant duomenis ataskaitų lygyje.
Į lauką Ser. reikia įvesti dokumento seriją, o į lauką Kiti dok. Nr. – dokumento numerį. Jei įmonėje naudojamų dokumentų serijų numeriai yra aprašyti Blankų modulyje, tai dokumento numeris lauke Kiti dok. Nr. bus sugeneruotas automatiškai – sekantis po esamo paskutinio.
Norint, kad dokumentas patektų į iSAF rinkmeną, turi būti pažymėtas laukas iSAF.
Norint, kad dokumentas patektų į iVAZ rinkmeną, turi būti pažymėtas laukas iVAZ.
Toliau reikia pildyti informaciją polangiuose Pagrindiniai duomenys, Pajamavimo sąnaudos, Važtaraščio informacija, Importas, Prekės, Atsiskaitymas, Finansinės operacijos bei Kiti duomenys.
Pagrindiniai duomenys
Polangyje Pagrindiniai duomenys į lauką Tiekėjas reikia įvesti pavadinimą įmonės, iš kurios pirktos prekės (žr. 2 pav.).
Į lauką Gavėjas reikia įvesti prekių gavėją (šio lauko pildyti nebūtina).
Į lauką Sandėlis reikia įvesti sandėlį, kuriame bus talpinamos prekės.
Į lauką PVM kodas reikia įvesti iSAF PVM klasifikatoriaus kodą.
Į lauką Vadybininkas galima įvesti vadybininko tabelio numerį.
Laukas Dok. tipas pildomas, kai programoje formuojama SAF-T rinkmena.
Į lauką Stovis gali būti įrašytos įvairios reikšmes, kurios aprašomos parametrais. Sistema tikrina tame parametre nurodytą simbolį ir nustato, ar dokumentą galima redaguoti ar ne. Pvz., jei į lauką Stovis įrašytas 1, tai reiškia, kad dokumentas į programą įkeltas importo būdu.
Prekės
Polangyje Prekės įvedama informacija apie pajamuojamas prekes. Norint įvesti naują prekę reikia pažymėti tuščią lentelės eilutę ir pasirinkti naujo įrašo funkciją -funkcinis klavišas F9 arba mygtukas
Ekrane pasirodys prekės pasirinkimo langas (žr. 3 pav.), kuriame reikia surinkti prekės pavadinimą ar jo fragmentą (taip pat gali būti renkamas ir artikulas ar jo fragmentas, grupė, tipas ar kodas). Kokiais kriterijais remiantis bus atliekama prekių paieška, priklauso nuo kiekvieno vartotojo atskirai, t. y. pats vartotojas nusirodo prekių paieškos sąlygas.
Vedant paieškos sąlygą, programa vienu metu ieško tiek pagal simbolines (teksto) reikšmes, tiek pagal skaitmenines reikšmes. Paieškos lauke nuspaudus mygtuką ABC yra nurodoma simbolinės (teksto) paieškos reikšmės (žr. 3 pav.), o nuspaudus mygtuką 123 yra nurodomos skaitmeninės paieškos reikšmės (žr. 4 pav.). Kas kartą prireikus paieškos kriterijai gali būti keičiami.
3 pav. Prekių parinkimas pagal simbolines reikšmes
4 pav. Prekių parinkimas pagal skaitmenines reikšmes
Jei renkantis prekę pagal fragmentą paieškos sąlygą atitinka kelios prekės, atveriamas prekių pasirinkimo langas, kurio viršutinėje lentelėje Prekės yra pateikiamas visas žinyne esančių atsargų ir paslaugų asortimentas atitinkantis paieškos kriterijų. Todėl dirbant patogu paiešką susiaurinti arba vesti tiksliai, kad prekė būtų iš karto įkelta į prekybos dokumentą neatveriant pasirinkimo lango.
Pvz. į paieškos langą įvedus paieškos sąlygą „Žal“ sistema atrinko sąrašą prekių, kurių pavadinime yra fragmentas „Žal“ (žr. 5 pav.).
5 pav. Prekių sąrašas su nurodytu pavadinimo fragmentu
Norint prekes perkelti į dokumentą, viršutiniame lauke Prekės reikia pasirinkti norimą prekę, ją pažymėti ir paspausti klavišą Enter arba dukart spragtelėti kairiuoju pelės klavišu. Prekė iš viršutinės lentelės bus perkelta į apatinę lentelę Pasirinktos prekės (žr. 6 pav.). Jei reikia visas atrinktas prekes perkelti į dokumentą, reikia spausti lango apačioje esantį mygtuką Viskas. Jei įvyko klaida ir reikia atšaukti visas pasirinktas prekes iš pasirinkimo lango, t. y. grąžinti į viršutinį lauką, spaudžiamas mygtukas Nieko. Jei į viršutinį langą reikia perkelti tik kelias prekes iš pasirinkto sąrašo, tuomet reikia pažymėti norimą grąžinti prekę ir spausti klavišą Enter arba dukart spragtelėti kairiuoju pelės klavišu.
6 pav. Prekių parinkimas
Kai į apatinį langą Pasirinktos prekės bus perkeltos visos norimos prekės, reikia paspausti mygtuką Įrašyti. Langas automatiškai bus uždarytas ir pasirinktos prekės perkeltos į prekių pajamavimo langą.
Pasirinkus prekes programa automatiškai užpildys prekės pavadinimo, kodo, mato vieneto, PVM požymio ir tarifo laukus.
Stulpelis P – tai PVM požymis. Jo reikšmės:
- S – pajamuojant PVM pridedamas prie kainos (pvz., 100 EUR + 21 % = 121 EUR).
- T – PVM įeina į nurodytą kainą (pvz., 121 EUR – 17.36 % = 100 EUR).
Įprastai PVM tame tarpe naudojamas parduodant prekes per elektroninį kasos aparatą.
PVM tarifą galima nurodyti prekės kortelėje (žr. 7 pav.), prie prekių grupės (žr. 8 pav.) ir prie prekybos operacijos (žr. 9 pav.).
7 pav. PVM tarifas prekės kortelėje
8 pav. PVM tarifas prie prekių grupės
9 pav. PVM tarifas prie prekių operacijos
Prieš įrašant dokumentą turi būti užpildytas pajamuojamų prekių Kiekis ir Kaina (žr. 10 pav.)
10 pav. Naujas prekių pajamavimo dokumentas
Į prekybos dokumentų stulpelį Nuol. įrašomas taikomos nuolaidos dydis procentais. Nuolaidą galima taikyti visoms dokumento prekėms arba tik pasirinktoms. Norint tokio pat dydžio nuolaidą taikyti visoms dokumento prekėms, galima pažymėti pirmos prekės lauką Nuol. ir įrankių juostoje paspausti mygtuką „Kartoti“
Nuolaidą pajamavime galima taikyti, jei prekybos operacijų žinyne (Žinynai → Prekybos operacijos) pajamavimo operacijos eilutėje į stulpelį Nuol įrašyta * (žr. 11 pav.).
11 pav. Prekybos operacijos Pajamavimas konfigūravimas
Pajamuojant atsargas prekių kainas galima pildyti rankiniu būdu arba pasirinkti, kad programa pati užpildytų pirkimo kainas pagal prieš tai buvusią paskutinę tiekėjo kainą. Tuomet reiktų pakoreguoti tik kainų nesutapimus. Tai geras būdas patikrinti ar tiekėjai nepadidino kainos.
Kad prekių pajamavimo metu sistema siūlytų prieš tai buvusią tiekėjo kainą, reikia į Prekyba→ Prekybos parametrai → Dokumentų išrašymas įvesti prekybos parametrą tiek_kain_mode = .t. (žr. 12 pav.).
12 pav. Prekybos parametrų langas
PVM sumos ir Nuolaidų koregavimas
Pajamavimo metu dažnai pasitaiko, kad tiekėjo išrašytoje sąskaitoje PVM arba nuolaidos suma neatitinka su programos skaičiuojama suma. Taip atitinka dėl apvalinimo paklaidų, kai PVM suma ar nuolaida skaičiuojama nuo kainos, kurios turi daug skaičių po kablelio, o sąskaitoje spausdinama mažiau.
Tiek nuolaidą, tiek PVM sumą pajamavimo metu programa leidžia pakoreguoti pagal tiekėjo išrašytą sąskaitą faktūrą.
Tarkime, kad įvedus visas prekes į pajamavimo dokumentą, dokumento viršuje lauke PVM rodoma suma yra vienu centu didesnė už PVM sumą, kuri matoma iš tiekėjo atsiųstoje sąskaitoje faktūroje. Tokiu atveju polangyje Prekės galima vienos prekės eilutėje į stulpelį PVM įrašyti konkrečią tos prekės PVM sumą sumažintą vienetu, o iš sekančio stulpelio ištrinti ženklą % (žr. 13 pav.).
13 pav. PVM sumos koregavimas
Jei dėl įmonėje apskaitomų atsargų specifikos tokie atvejai yra dažni, galima pajamavimo dokumento prekių polangyje prekių eilutėse atdaryti papildomus stulpelius: Nuol.suma ir PVM suma. Tam reikia įvesti šiuos prekybos parametrus (Prekyba –> Prekybos parametrai –> Išrašomi dokumentai) :
show_kk_sum = .t.
show_nuol_sum = .t.
show_pvm_sum = .t.
Parametras show_kk_sum = .t. pajamavimo kortelės prekių polangyje atidaro stulpelį Suma (suma be PVM).
Parametras show_nuol_sum = .t. pajamavimo kortelės prekių polangyje atidaro stulpelį Nuol Suma (Nuolaidos suma).
Parametras show_pvm_sum = .t. pajamavimo kortelės prekių polangyje atidaro stulpelį PVM Suma.
Šiuose stulpeliuose galima matyti pritaikytą PVM sumą bei nuolaidos sumą visai prekės eilutei, t. y. kiekis * kaina (žr. 14 pav.). Ir jei PVM suma arba nuolaida neatitinka keliais centais, galima vietoje procentinės PVM ar nuolaidos išraiškos įrašyti suminę.
14 pav. Papildomi stulpeliai polangyje Prekės
Pajamavimo sąnaudos
Pajamavimo dokumento polangyje Pajamavimo sąnaudos įrašomos prekės savikainą didinančios papildomos sąnaudos (žr. 15 pav.). Kad papildomos sąnaudos būtų pridėtos prie prekių savikainos, būtina pažymėti reikiamų sąnaudų eilutes (transportas, muitas, kitos išlaidos, akcizas).
Pažymėtose eilutėse stulpeliuose Suma, Val., Data ir Klientas reikia nurodyti sąnaudų sumą, valiutą, pirminio dokumento datą ir klientą (jei tai ne tas pats tiekėjas). Į stulpelius Debetas ir Kreditas reikia įrašyti reikiamas korespondencijas. Lauke Savikainos valiuta nurodoma valiuta, kuria bus skaičiuojama savikaina. Jei laukas Savikainos valiuta neužpildytas, savikaina bus skaičiuojama ta valiuta, kuri nurodyta vartotojo parametruose kaip pagrindinė.
15 pav. Lango Pajamavimo sąnaudos pildymas
Po to reikia paspausti mygtuką Perskaičiuoti savikainą. Sąnaudos bus paskirstytos visoms prekėms proporcingai prekių sumai (suma = kiekis*kaina) (žr. 16 pav.).
16 pav. Prekių savikaina paspaudus mygtuką Perskaičiuoti savikainą
Valiutų kursai imami iš valiutų žinyno pagal dokumento datą. Jei pajamavimo data neatitinka savikainos perskaičiavimo datos, reikiamą valiutos kursą galima įrašyti lauke Kursas.
Galimi du atvejai:
- Papildomoms pajamavimo sąnaudoms išrašomos atskiros sąskaitos faktūros.
- Papildomų pajamavimo sąnaudų prekės (pvz.: transportas) yra toje pačioje sąskaitoje, kaip ir prekės, kurių savikaina bus didinama.
1 atvejis. Papildomoms pajamavimo sąnaudoms išrašomos atskiros sąskaitos faktūros.
Tarkime, UAB „Žiema“ pardavė prekių už 1000.00 EUR.
UAB „Ruduo“ suteikė transportavimo paslaugų už 100.00 EUR.
1 konfigūravimo būdas:
Į pirmą pajamavimo dokumentą įvedamos prekės (žr. 17 pav.).
17 pav. Prekių įvedimas į pajamavimo dokumentą
Polangyje Pajamavimo sąnaudos pažymima eilutė Transportas. Į lauką Suma įrašoma transportavimo paslaugų suma. Užpildomi laukai Data ir Klientas. Į lauką Kreditas įvedama tarpinė sąskaita, pvz. 777. Paspaudus mygtuką Perskaičiuoti savikainą programa perskaičiuoja visų į dokumentą įvestų prekių savikainą (100,00 EUR paskirsto visoms prekėms) (žr. 18 pav.).
18 pav. Prekių savikainos perskaičiavimas
Polangyje Finansinės operacijos suformuojamos finansinės operacijos (žr. 19 pav.):
D 2011 K 777 100,00 EUR
D 2011 K 443 1000,00 EUR
Viso 2011 sąskaitoje gaunama 1000.00 + 100.00 = 1100.00 EUR.
19 pav. Finansinės operacijos po savikainos perskaičiavimo
Prekių žinyne sukuriama nauja prekė be skaičiuojamo likučio, pvz. prekė Transportavimo paslauga. Šios prekės kortelėje į lauką Savikainos debetas įvedama tarpinė sąskaita, pvz. 777 (Žinynai → Prekės → Sąskaitos → Savikainos debetas) (žr. 20 pav.).
20 pav. Tarpinės sąskaitos nurodymas prekės kortelėje
Į antrą pajamavimo dokumentą įvedama prekė Transportavimo paslauga (žr. 21 pav.).
21 pav. Transportavimo paslaugos pajamavimas
Antro pajamavimo dokumento polangyje Finansinės operacijos suformuojamos finansinės operacijos (žr. 22 pav.).
22 pav. Finansinės operacijos
Kadangi pirmame dokumente suformuotas finansinis įrašas D 2011 K 777 100.00 EUR, o antrame dokumente suformuotas finansinis įrašas D 777 K 443 100.00 EUR, tarpinė sąskaita 777 užsidaro.
2 konfigūravimo būdas:
Į pirmą pajamavimo dokumentą įvedamos prekės.
Polangyje Pajamavimo sąnaudos pažymima eilutė Transportas. Į lauką Suma įrašoma transportavimo paslaugų suma. Užpildomi laukai Data ir Klientas. Į lauką Debetas įvedama sąskaita „Skolos tiekėjams“, pvz. 443. Paspaudus mygtuką Perskaičiuoti savikainą programa perskaičiuoja visų į dokumentą įvestų prekių savikainą (100,00 EUR paskirsto visoms prekėms). Polangyje Finansinės operacijos suformuojamas finansinis įrašas D 2011 K 443 1000,00 EUR (žr. 23 pav.).
23 pav. Finansinės operacijos
Prekių žinyne į prekės Transportavimo paslauga kortelės langą Savikainos debetas įvedama sąskaita 2011 (Žinynai → Prekės → Sąskaitos → Savikainos debetas) (žr. 24 pav.).
24 pav. Lango Pajamavimo sąnaudos pildymas
Į antrą pajamavimo dokumentą įvedama prekė Transportavimo paslauga (žr. 21 pav.). Antrojo pajamavimo dokumento polangyje Finansinės operacijos suformuojamos finansinės operacijos (žr. 25 pav.).
25 pav. Finansinės operacijos
Viso 2011 sąskaitoje (pirmame ir antrame dokumentuose) turime 1000.00 + 100.00 = 1100.00 EUR.
2 atvejis – 1 pajamavimo dokumentas:
UAB „Žiema“ pardavė prekių už 1000.00 EUR ir suteikė transportavimo paslaugų už 100.00 EUR.
1 konfigūravimo būdas:
Į pajamavimo dokumentą įvedamos prekės. Atskira eilute įvedama prekė Transportavimo paslauga (žr. 26 pav.).
26 pav. Prekių įvedimas į pajamavimo dokumentą
Prekės Transportavimo paslauga kortelėje laukas Savikainos debetas turi būti neužpildytas (Žinynai → Prekės → Sąskaitos → Savikainos debetas).
Polangyje Pajamavimo sąnaudos pažymima eilutė Transportas. Į lauką Suma įrašoma transportavimo paslaugų suma.Į lauką Kreditas įvedama sąskaita „Skolos tiekėjams“, pvz. 2011. Paspaudus mygtuką Perskaičiuoti savikainą programa perskaičiuoja visų į dokumentą įvestų prekių savikainą (100,00 EUR paskirsto visoms prekėms) (žr. 27 pav.).
27 pav. Prekių savikainos perskaičiavimas
Polangyje Finansinės operacijos suformuojamas finansinis įrašas D 2011 K 443 1100,00 EUR (žr. 28 pav.).
28 pav. Finansinės operacijos
2 konfigūravimo būdas:
Suvedamos prekės. Atskira eilute įvedama prekė Transportavimo paslauga (žr. 26 pav.). Prekės Transportavimo paslauga kortelėje laukas Savikainos debetas turi būti neužpildytas (Žinynai → Prekės → Sąskaitos → Savikainos debetas). Polangyje Pajamavimo sąnaudos pažymima eilutė Transportas. Į lauką Suma įrašoma transportavimo paslaugų suma.Į lauką Debetas įvedama sąskaita „Skolos tiekėjams“, pvz. 443. Paspaudus mygtuką Perskaičiuoti savikainą programa perskaičiuoja visų į dokumentą įvestų prekių savikainą (100,00 EUR paskirsto visoms prekėms). Polangyje Finansinės operacijos suformuojamas finansinis įrašas D 2011 K 443 1100,00 EUR (žr. 29 pav.).
29 pav. Prekių savikainos perskaičiavimas
Atsiskaitymas
Polangyje Atsiskaitymas pateikiama visa informacija, susijusi su pajamavimo dokumentų apmokėjimu (žr. 30 pav.).
30 pav. Polangis Atsiskaitymas
Paprastai informacija susijusi su apmokėjimais tvarkoma per Atsiskaitymų modulį, tačiau jei reikia, ją galima įvesti tiesiai į prekių pajamavimo dokumentą. Lentelėje pateikiama informacija apie tai, kada ir kokia suma buvo apmokėta.
Lauke Sąlygos galima įrašyti tekstinę informaciją, kuri bus matoma spausdinant dokumentą. Laukas Mokėtojas pildomas išimtiniu atveju, kai mokėtojas skiriasi nuo gavėjo. Lauke Atsiskait. galima pasirinkti atsiskaitymo būdą. Jis naudojamas norint tiekėjo skolą suformuoti į kitą buhalterinę sąskaitą, nei nurodyta pagrindinėse sąskaitose, prie prekybinės operacijos ar kliento kortelėje.
Lauke Terminas galima įrašyti apmokėjimo tiekėjui terminą. Tam, kad laukas Terminas užsipildytų automatiškai, į kliento kortelės lauką Dienos – tiekėjas (Žinynai → Klientai → Atsiskaitymas → Dienos – tiekėjas) reikia įrašyti dokumentų apmokėjimo atidėjimo dienų skaičių (žr. 31 pav.).
31 pav. Apmokėjimo atidėjimo dienų skaičiaus nurodymas
Jeigu prekybos dokumentas turi kelis apmokėjimo terminus, juos reikia įvesti į mokėjimo terminų lentelę (žr. 32 pav.).
Svarbu: Kelių apmokėjimo terminų lentelėje susumavus stulpelio Suma reikšmes rezultatas turi būti lygus reikšmei VISO dokumento viršuje.
32 pav. Keli apmokėjimo terminai
Tam, kad polangyje Atsiskaitymas būtų matoma mokėjimo terminų lentelė, į Atsiskaitymai → Atsiskaitymų parametrai turi būti įvestas parametras show_mok_term = .t.
Įvedus šį parametrą papildomi terminų aprašymo laukai atidaromi klientų kortelėse (žr. 33 pav.), klientų grupėse (žr. 34 pav.) bei pačiuose prekybos dokumentuose (žr. 32 pav.)
33 pav. Terminų aprašymų laukas kliento kortelėje
34 pav. Terminų aprašymų laukas kliento grupių lentelėje
Laukų Terminai – pirk., ir Terminai – tiek. užpildymo principai:
- 10d 25p, 10d 75p – čia po 10-ties dienų turi būti sumokėti 25 procentai skolos sumos, o po 30-ties dienų 75 procentai skolos sumos (dienos skaičiuojamas nuo prekybos dokumento datos).
- 1m 20%, 2m 80% – čia po 1-o mėnesio 20 procentų, po 2-jų mėnesių 80 procentų sumos.
Jeigu laukelį Mok. term. atitinkantys išvardinti laukai užpildyti žinynuose ar prekybos dokumente, tam, kad atsiskaitymo terminų lentelė užsipildytų automatiškai, reikia stovint mokėjimo terminų lentelėje paspausti programos įrankių juostos mygtuką
Ką nors pakeitus mokėjimo terminuose taippat reikia papildomai spausti mygtuką (perskaičiuoti).
Vykdydamos komercinę veiklą įmonės naudoja įvairius skolos apmokėjimo būdus. Dažniausiai naudojami šie būdai:
- Atsiskaitymas pavedimu per banką
- Atsiskaitymas grynais per kasą
- Pirkimas per atskaitingą asmenį
- Tarpusavio skolų užskaitymas
Jei kliento skola apmokama pavedimu, pirminis prekių pajamavimo ar išlaidavimo dokumentas fiksuojamas naudojant įprastas pajamavimo ir išlaidavimo operacijas, o atlikus mokėjimą, įrašas įvedamas į prekybos dokumento Atsiskaitymų polangyje esančią lentelę arba sugeneruojamas automatiškai, kai apmokėjimas formuojamas iš Atsiskaitymųmodulio, nurodant mokėjimo datą, sumą, buhalterinę banko sąskaitą, pavedimo numerį, tabelio numerį ir pagal poreikį kitą papildomą informaciją.
Atsiskaitymas grynais pinigais
Jei kliento skola apmokama grynais pinigais per įmonės kasą, pirminis prekių pajamavimo ar išlaidavimo dokumentas fiksuojamas naudojant įprastas pajamavimo ir išlaidavimo operacijas, o atlikus mokėjimą, įrašas įvedamas į prekybos dokumento Atsiskaitymų polangyje esančią lentelę arba sugeneruojamas automatiškai, kai apmokėjimas formuojamas iš Atsiskaitymųmodulio, nurodant mokėjimo datą, sumą, buhalterinę grynų pinigų sąskaitą, kasos išlaidų arba pajamų orderio numerį, tabelio numerį ir pagal poreikį kitą papildomą informaciją
Pirkimas per atskaitingą asmenį
Jei už prekes ar paslaugas pirktas iš tiekėjo apmokėjo įmonės darbuotojas, tai pirminis prekių pajamavimo dokumentas pajamuojamas naudojant įprastas pajamavimo operacijas, o atsiskaitymų polangyje iš karto įvedamas dokumento apmokėjimas per atskaitingo asmens buhalterinę sąskaitą nurodant jo tabelio numerį (žr. 35 pav.).
35 pav. Pirkimas per atskaitingą asmenį
Kadangi prekes įmonė perka iš tiekėjo, o ne darbuotojo, tai ir skolos fiksavimas turi būti formuojamas tiekėjui, o ne darbuotojui. Skola atskaitingam asmeniui turi formuotis tiekėjo sąskaitos apmokėjimo momentu, o ne prekių pajamavimo metu.
Tai ypač aktualu teikiant gaunamų ir išrašomų sąskaitų faktūrų registrus mokesčiams bei tikrinant sintetinių ir analitinių duomenų tarpusavio atitikimą, t. y. gautų sąskaitų-faktūrų duomenis su atitinkamų buhalterinių sąskaitų kredito apyvarta.
Tais atvejais, kai tas pats klientas yra ir prekių tiekėjas, ir pirkėjas, tarpusavio skolų užskaitymas yra atliekamas per tarpinę buhalterinę sąskaitą Atsiskaitymo modulyje automatiniu būdu (Atsiskaitymai → Skolų užskaitymas). Užskaitymo įrašus per tarpinę buhalterinę sąskaitą galima įvesti rankiniu būdu tiesiai į prekybos dokumentų polangį Atsiskaitymas.
Jei pirkėjų ir tiekėjų skolas reikia užskaityti remiantis trišale sutartimi (kai tiekėjas ir pirkėjas yra skirtingi klientai), užskaitymas gali būti įvedamas tiesiai į prekybos dokumentus per tarpinę buhalterinę sąskaitą.
Būtina sąlyga: atliekant sudengimą įvesto apmokėjimo dokumento numeris tiek pajamavime, tiek išlaidavime turi sutapti.
Finansinės operacijos
Prekių pajamavimas į apskaitą patenka tik suformavus finansines operacijas. Tai atliekama prekių pajamavimo dokumento polangyje Finansinės operacijos paspaudus mygtuką Formuoti. Programa suformuoja finansines operacijas, padarydama atitinkamus įrašus debete ir kredite (prekės, skirtos perparduoti, pirkimo PVM ir pan.) (žr. 36 pav.).
36 pav. Finansinės operacijos
Finansinių operacijų formavimo lange esantis laukas Fiksuoti žymimas tuo atveju, kai siekiama užfiksuoti rankiniu būdu pakoreguotas finansines operacijas, kurios buvo suformuotos automatiniu būdu. Pavyzdžiui, jei prekybiniame dokumente ties finansiniais įrašais yra fiksuojamos ateinančių laikotarpių sąnaudos ir jei dokumente yra pajamuojamos paslaugos be skaičiuojamo likučio, kurios yra vienkartinės ir nėra atskirai aprašytos prekių žinyne, t. y. paslaugos turi būti fiksuojamos atitinkamoje 6 klasės sąskaitoje, tačiau prekių žinyne tokių paslaugų aprašyta nėra.
Visais kitais atvejais fiksuoti suformuotas finansines operacijas prekybiniame dokumente nepatartina, nes ateityje gali skirtis analitiniai ir sintetiniai tų pačių sąskaitų likučiai!
Finansinių operacijų formavimas prekybos dokumento įrašymo metu
Galimi keli papildomi būdai, kaip finansines operacijas prekybos dokumente suformuoti nespaudžiant mygtuko
Tam prekybos parametruose (Prekyba → Prekybos parametrai → Dokumentų išrašymas) galima įrašyti papildomus parametrus:
Norint, kad finansinių operacijų formavimas vyktų dokumento įrašymo metu, reikia įvesti parametrą
upd_fin_mode = [i]
Norint, kad apmokėjimo finansinių operacijų formavimas įvyktų dokumento įrašymo metu, reikia įvesti parametrą
upd_fin_mode = [m]
Norint, kad finansinių operacijų formavimas vyktų įrašant neparuoštus prekybos dokumentus, reikia įvesti parametrą
upd_fin_mode = [u]
Tam, kad finansinių operacijų formavimas vyktų visais anksčiau išvardintais atvejais, išskyrus fiksuotus dokumentus, reikia įvesti parametrą
upd_fin_mode = [fmui]
Ateinančių laikotarpių pajamavimas
Prieš pajamuojant ateinančių laikotarpių sąnaudas prekių žinyne reikia aprašyti ateinančių laikotarpių prekę. Prekė turi būti aprašyta kaip paslauga, t. y. be skaičiuojamojo likučio. Į lauką Savikaina debetas reikia įvesti ateinančių laikotarpių sąnaudų buhalterinę sąskaitą (žr. 37 pav.).
37 pav. Ateinančių laikotarpių prekės kortelė
Po to reikia sukurti pajamavimo dokumentą (Prekyba → Prekių pajamavimas). Į pajamavimo dokumentą reikia įvesti ateinančių laikotarpių prekę (pvz. draudimas). Įrašius dokumentą ir suformavus finansinės operacijas prekybos dokumento polangyje Finansinės operacijos reikia užpildyti ateinančių laikotarpių sąnaudų skirstymo mėnesiais stulpelius (žr. 38 pav.).
38 pav. Ateinančių laikotarpių sąnaudų skirstymas mėnesiais
- Į stulpelį Mėn. įrašoma, per kiek mėnesių nurodyta suma turi būti nurašyta į sąnaudas.
- Į stulpelį Po M įrašoma, po kelių mėnesių pradėti skaičiuoti nurašymą į sąnaudas (pvz. jeigu PVM sąskaita – faktūra gauta lapkričio mėn., o draudimas į sąnaudas turi būti nurašomas nuo gruodžio mėnesio, tai į šį lauką reikia įrašyti skaičių 1). Jei laukas paliekamas neužpildytas, tai būsimų laikotarpių sąnaudos pradės formuotis tą patį mėnesį, kada gauta sąskaita- faktūra.
- Į stulpelį Po D įrašoma, po kelių dienų pradėti skaičiuoti nurašymą į sąnaudas.
- Į stulpelį Debetas įrašoma 6-tosios klasės sąnaudų sąskaita, į kurią bus nurašomos ateinančių laikotarpių sąnaudos.
- Į stulpelį Kreditas įrašoma antros klasės būsimų laikotarpių sąskaita.
- Pažymimas laukas Fiksuoti.
Kiekvieno mėnesio pabaigoje pasirinkus Finansai → Ateinantys laikotarpiai turi būti suformuotos einamo mėnesio ateinančių laikotarpių sąnaudų finansinės operacijos. Paleidus ateinančių laikotarpių sąnaudų skaičiavimą finansinių operacijų žurnale suformuojami finansiniai įrašai.
Ateinančių laikotarpių nurašymo į sąnaudas rezultatus galima matyti suformavus ataskaitą Finansai → Analitiniai žiniaraščiai → 15 ataskaita Būsimieji laikotarpiai.
Reprezentacinių sąnaudų pajamavimas #
Tam, kad pajamavimo metu sistema automatiškai paskirstytų sąnaudas į leistinus ir neleistinus atskaitymus, reikia teisingai apsirašyti reprezentacinių sąnaudų prekės kortelę.
Reprezentacinių sąnaudų savikaina turi būti nurodyta prekės kortelės lauke Savikaina debetas (Žinynai → Prekės → Sąskaitos → Savikaina debetas) (žr. 39 pav.).
Prekės kortelės polangyje Fin. operacijos į stulpelį Debetas reikia įrašyti savikainos ir gautino PVM debetą, kuris pajamavimo metu formuojasi standartiškai. (pvz. savikaina – 6401, o gautinam PVM – 24410) (žr. 40 pav.).
Stulpelyje Procent. aprašomas reprezentacinių sąnaudų sumos skirstymas procentais, t. y. kokia sumos dalis turi formuotis į leistinus atskaitymus ir kokia sumos dalis į neleistinus atskaitymus iš pelno.
Stulpelyje Fin. deb. yra nurodoma buhalterinė sąskaita, kuri turi susiformuoti pagal nurodytą procentinę išraišką t. y. stulpelyje Debetas nurodyta sąskaita bus pakeista į sąskaitą nurodytą stulpelyje Fin. deb.
39 pav. Reprezentacinės prekės kortelė
40 pav. Sąnaudų paskirstymas į leistinus ir neleistinus atskaitymus
Jeigu prekės kortelėje nėra polangio Fin. operacijos., į Prekyba → Prekybos parametrai → Kiti parametrai reikia įvesti prekybos parametrą
show_pr_fin = .t.
Įvedus reprezentacinių prekių pajamavimo dokumentą (Prekyba → Prekių pajamavimas) ir tame dokumente suformavus finansines operacijas, programa automatiškai išskirstys sąskaitų korespondencijas pagal prekės kortelėje nurodytus procentus (žr. 41 pav. ir 42 pav.).
41 pav. Reprezentacinės prekės pajamavimo dokumentas
42 pav. Reprezentacinės sąnaudų paskirstymas
Kiti duomenys
Polangis Kiti duomenys skirtas pastabų apie atliktą operaciją pildymui. Čia galima įvesti įvairią papildomą informaciją, susijusią su konkrečiu išlaidavimo dokumentu. Taip pat ši informacija iš pastabų lauko gali būti spausdinama sąskaitose-faktūrose.
Važtaraščio informacija
Polangyje Važtaraščio informacija pateikiama visa informacija, kuri reikalinga važtaraščių formavimui: važtaraščio serija, numeris, išrašymo data, išgabenimo data, pakrovimo vieta, vairuotojo tabelio numeris ir t. t. (žr. 43 pav.).
43 pav. Polangis Važtaraščio informacija
Apie tai plačiau skaitykite iVAZ funkcijos aprašyme.
Importas
Polangyje Importas galima nurodyti įvairią informaciją, kuri reikalinga muitinės deklaracijai užpildyti: deklaracijos Nr. ir data, pažyma, šalis, įgaliojimo Nr. ir data, kur išduotas ir kt. (žr. 44 pav.).
44 pav. Polangis Importas
