Šioje instrukcijoje žingsnis po žingsnio aprašoma, kaip sistemoje suformuoti ir el. paštu išsiųsti priminimus apie skolas ir būsimus mokėjimus vienam pasirinktam klientui arba klientų grupei.
TURINYS
1. Klientų atrankos kriterijai skolų priminimų siuntimui
1.1. Kriterijų nustatymas kliento kortelėje
1.2. Kriterijų nustatymas klientų sąraše
2. Grupinis priminimų apie skolas ir būsimus mokėjimus formavimas ir siuntimas
2.1. Priminimų formavimas
2.2. Priminimų siuntimas
2.3. Suformuotų priminimų pavyzdžiai
1. Klientų atrankos kriterijai skolų priminimų siuntimui
Norint sistemoje formuoti ir siųsti grupinius skolų priminimus, būtina nustatyti kriterijus, pagal kuriuos sistema atrinks klientus. Klientų atrankos kriterijai gali būti nustatomi:
1. Kliento kortelėje:
Žinynai → Klientai
2. Skolų priminimų siuntimo lange esančiame klientų sąraše:
Atsiskaitymai → Skolų priminimų siuntimas → Klientų sąrašas
Kriterijų nereikia nustatyti abiejose vietose. Pasirinkite jums patogesnę vietą – kliento kortelę arba skolų priminimų siuntimo lange esantį klientų sąrašą.
1.1. Kriterijų nustatymas kliento kortelėje
Kliento kortelėje reikia pažymėti lauką „Priminimas“ ir nurodyti kliento el. pašto adresą.
- Laukas „Priminimas“ pažymimas pasirinkus: Žinynai → Klientai → Pagrindiniai duomenys (žr. 1 pav.).
Ši informacija leidžia sistemai atrinkti klientą, kuriam turi būti formuojami skolų arba būsimų mokėjimų priminimai ir paruošti juos siųsti el. paštu.
1 pav. Požymis Priminimas kliento kortelėje
1.2. Kriterijų nustatymas klientų sąraše
Klientų atrankos kriterijus galima nustatyti ne tik kliento kortelėje, bet ir skolų priminimų siuntimo lange esančiame klientų sąraše:
Atsiskaitymai → Skolų priminimų siuntimas → Klientų sąrašas (žr. 2 pav.).
2 pav. Klientų sąrašas skolų priminimų siuntimo langas
Šiame lange galima atlikti šiuos veiksmus:
- Nustatyti požymį „Priminimas“ – stulpelyje „Prim.“ uždėkite aba nuimkite varnelę prie reikiamo kliento, kuriam turi būti formuojami skolų priminimai. Šis nustatymas atitinka kliento kortelėje esantį lauką „Priminimas“
- Įrašyti arba pakeisti el. pašto adresą – jei el. pašto adresas nenurodytas arba jį reikia pakoreguoti, tai galima padaryti šiame lange. Tokiu atveju nereikia atskirai eiti į kliento kortelę.
2. Grupinis priminimų apie skolas ir būsimus mokėjimus formavimas ir siuntimas
Priminimų formavimas ir siuntimas atliekamas pasirinkus meniu punktą:
Atsiskaitymai → Skolų priminimų siuntimas.
Atsidariusiame lange „Skolų priminimų siuntimas“ atliekamas skolų priminimų formavimas ir siuntimas pagal žemiau aprašytą eigą (žr. 3 pav.).
3 pav. Skolų priminimų siuntimo langas
1. Pasirinkite meniu punktą Atsiskaitymai → Skolų priminimų siuntimas.
2. Lauke „Skolos datai“ nurodykite datą, kuriai norite formuoti priminimus (žr. 3 pav.).
– Jei nurodyta data yra vėlesnė už šiandienos datą, į priminimus bus įtraukti prekybos dokumentai, kurių apmokėjim terminas sueina iki nurodytos datos.
Pvz.: šiandien 2026.06.22, o priminimus formuosime 2026.07.01, tai į priminimus bus įtraukti prekybos dokumentai , kurių apmokėjimo terminas sueis iki 2026.07.01.
– Jei nurodyta data yra ankstesnė arba lygi šiandienos datai, į priminimus bus įtraukti tik tie prekybos dokumentai, kuriuose yra įsiskolinimas. Pvz,: šiandien 2026.06.22, o priminimus formuosime 2026.06.01.
Pastaba. Dokumentai atrenkami pagal sąskaitoje faktūroje nurodytą apmokėjimo terminą. Jeigu sąskaitoje faktūroje apmokėjimo terminas nėra nurodytas, laikoma, kad apmokėjimo terminas sutampa su sąskaitos faktūros data.
3. Pažymėjus laukelį „Tik priminimai“, sistema formuos priminimus tik apie būsimus mokėjimus, t. y. bus įtraukiami dokumentai, kurių mokėjimo terminas sueina iki nurodytos datos.
Jeigu laukelis „Tik priminimai“ nepažymėtas, formuojamas skolos priminimas. Jei pagal nurodytą datą bus rasta sąskaitų, kurių mokėjimo terminas dar tik sueis, jos taip pat bus įtraukiamos į pranešimą. Jeigu būsimų mokėjimų nėra, bus formuojamas tik priminimas apie skolą. Pradelstos skolos ir būsimų mokėjimų pavyzdžiai pateikiami 2.3. skyriuje.
4. Jei priminimą norite formuoti tik vienam klientui, lauke „Klientas“ pasirinkite konkretų klientą.
5. Taip pat skiltyje „Nustatymai“ būtina užpildyti privalomus laukus:
Direktorija – nurodoma vieta, kurioje bus išsaugomi suformuoti skolų priminimų failai.
Tema – įrašoma laiško tema.
Turinys – įrašomas laiško tekstas, kuris bus siunčiamas klientams.
6. Paspauskite mygtuką „Formuoti pranešimus“ (žr. 3 pav.).
2.2. Priminimų siuntimas:
Atsidariusiame lange „Skolų siuntimas E-mail“ pateikiamas suformuotų skolų priminimų sąrašas.
Sąraše matomi klientai, kuriems buvo suformuoti priminimai. Taip pat nurodoma skola datai, el. pašto adresas, suformuoto skolos priminimo failo vieta, pranešimo suformavimo data ir jei priminimas jau buvo išsiųstas, išsiuntimo laikas (žr. 5 pav.).
Stulpelyje „Siųsti“ pažymėta, kurie priminimai bus siunčiami. Jei priminimo siųsti nebereikia, nuimkite varnelę. Sistema išsiųs tik pažymėtus priminimus.
1. Prieš siunčiant priminimus rekomenduojama paspausti mygtuką „Tikrinti“. Sistema patikrina pasirinktus įrašus ir parodo ar yra visi siuntimui reikalingi duomenys (žr. 5 pav.).
2. Norėdami peržiūrėti suformuotą skolos priminimo failą, sąraše paspauskite ant reikiamos eilutės, tada pasirinkite „Peržiūrėti“. Atsidariusiame faile galėsite patikrinti suformuoto priminimo informaciją (žr. 5 pav.).
3. Patikrinus ir peržiūrėjus duomenis, pažymėti priminimai išsiunčiami paspaudus mygtuką „Siųsti pažymėtiems“ (žr. 5 pav.).
4. Sistema pateiks informacinį pranešimą apie sėkmingai išsiųstų pranešimų skaičių arba informuos apie rastas klaidas, dėl kurių pranešimų išsiųsti nepavyko (žr. 4 pav.).
5. Jei tikrinimo metu bus rasta klaidų, sistema gali pateikti patvirtinimo pranešimą „Tikrinant rastos klaidos. Ar tikrai norite siųsti?“. Paspaudus „OK“, siuntimas tęsiamas, o paspaudus „Cancel“ – nutraukiamas. Tokiu atveju reikia ištaisyti rastas klaidas, pakartotinai atlikti duomenų tikrinimą, kaip nurodyta 2.2 skyriaus 1 punkte ir iš naujo siųsti pažymėtus priminimus.
6. Baigus darbą arba norint grįžti į nustatymų / pasirinkimų langą, spaudžiamas mygtukas „Baigti“.
4 pav. Patvirtinimai ir pranešimai
5 pav. Suformuotų ir išsiustų skolų priminimų sąrašas
2.3. Suformuotų priminimų pavyzdžiai:
2.3.1. Pirmas funkcionalumo paleidimas
Pirmą kartą formuojant pranešimą arba sąrašą gali būti pateikiamas „Windows“ saugos pranešimas „Windows protected your PC“ (žr. 6 ir 7 pav.).
Norint tęsti darbą ir pamatyti suformuotą PDF dokumentą, reikia paspausti „More info“, o tada „Run anyway“ (žr. 7 pav.).
Paspaudus „Run anyway“, sistema tęs pranešimo arba sąrašo formavimą ir atidarys suformuotą PDF dokumentą. Šis saugos pranešimas paprastai rodomas tik pirmą kartą.
6 pav. Pranešimų siuntimo langas
7 pav. „Windows“ saugos pranešimas
2.3.2. Suformuoto priminimo peržiūra
Suformuotą skolų arba būsimų mokėjimų priminimą galima peržiūrėti lange „Skolų siuntimas E-mail“, paspaudus mygtuką „Peržiūrėti“.
Peržiūros metu atidaromas PDF dokumentas, kuris bus siunčiamas klientui el. paštu.
Toliau pateikiami keli suformuotų priminimų dokumentų pavyzdžiai, priklausomai nuo pasirinkto formavimo požymio.
Pažymėta „Tik priminimai“
Pažymėjus laukelį „Tik priminimai“, sistema formuoja tik būsimų mokėjimų priminimus. Tokiu atveju į priminimą įtraukiami dokumentai, kurių apmokėjimo terminas sueina iki nurodytos „Skolos datos“.
Pagal pateiktą pavyzdį matome, kad klientui Nr. 14659 į priminimą įtraukiami dokumentai, kurių apmokėjimo terminas sueina iki 2026.07.30 (žr. 8 pav.).
8 pav. Priminimas apie būsimus mokėjimus
Nepažymėta „Tik priminimai“
Jeigu laukelis „Tik priminimai“ nepažymėtas, sistema formuoja skolų ir būsimų mokėjimų priminimus. Į priminimą įtraukiami dokumentai, kurių apmokėjimo terminas jau yra pradelstas, taip pat dokumentai, kurių apmokėjimo terminas sueina iki nurodytos „Skolos datos“.
Stulpelyje „Pradelsta“ nurodoma, kiek dienų dokumento apmokėjimo terminas yra pradelstas, skaičiuojant nuo dokumente nurodyto apmokėjimo termino iki nurodytos „Skolos datos“.
Pagal žemiau pateiktą pavyzdį formuojamas pranešimas tam pačiam klientui Nr. 14659 ir tai pačiai datai – 2026.07.30, tačiau laukelis „Tik priminimai“ nėra pažymėtas. Tokiu atveju į priminimą įtraukiamos pradelstos skolos ir būsimi mokėjimai, kurių apmokėjimo terminas sueina iki 2026.07.30 (žr. 9 pav.).
Jeigu klientas neturi dokumentų, kurių apmokėjimo terminas sueina iki 2026.07.30 tačiau turi pradelstų skolų, ataskaitoje bus rodomi tik pradelsti dokumentai, kurių mokėjimo terminas jau yra pasibaigęs (žr. 10 pav.).
9 pav. Priminimas apie įsiskolinimą ir būsimus mokėjimus
10 pav. Priminimas apie įsiskolinimą ir būsimus mokėjimus
