Norėdami valdyti jūsų įmonės procesų šablonus, nueikite į Procesų šablonų valdymo puslapį – https://erp.butenta.lt/admin/processes?activeTab=2
- Šoniniame meniu spauskite Procesai.
- Užsikrovus procesų sąrašo puslapiui, spauskite Šablonai skirtuką.
- Užsikrovus procesų šablonų puslapiui, matysite savo įmonės procesų šablonus.
- Spauskite Naujas proceso šablonas arba išsirinkitę esamą proceso šabloną, kurį norite redaguoti
5. Įėjus į norimo proceso šablono nustatymus, spauskite skirtuką Užduotys
6. Užsikrovus puslapiui, matysite proceso šablono etapus ir užduotis.
Spaudžiant mygtuką „Pridėti naują etapą”, galima pridėti naują etapą suvedant jo pavadinimą. Etapai nustato, kokiu eiliškumu bus vykdomos užduotys. Pavyzdžiui, jei yra du etapai, pirmiau turės būti atliktos visos pirmojo etapo užduotys ir tik tada bus galima vykdyti antrojo etapo užduotis.
Spaudžiant mygtuką „Pridėti naują užduotį”, galima pridėti naują proceso užduotį.
Įjungus nustatymą „Keisti eiliškumą”, galima užduotis tempti spaudžiant kairiuoju pelės klavišu į kitus etapus. Taip pat galima keisti pačių etapų (ir jų turimas užduotis) eiliškumą.
Svarbu!
- Šiame lange veikia automatinis išsaugojimas, tad atlikus korekcijas, nereikia papildomai išsaugoti savo veiksmų.
ERP sistemoje yra keletas užduočių tipų:
Dokumento paruošimo užduotis – ši užduotis skirta paruošti tam tikrą dokumentą bei atlikti specialius veiksmus sistemoje. Pavyzdžiui darbo sutarties paruošimas tuo pačiu sukuria darbuotojo vartotoją sistemoje ar atleidimo dokumento paruošimas pakeičia darbuotojo statusą į nebedirbantis.
Pasirinkus šią užduotį, taip pat reikia pasirinkti, koks dokumentas bus ruošiamas su šia užduotimi.
Šiuo metu yra ERP sistemoje yra šie dokumentų tipai:
Darbo sutartis – tai dokumento tipas, kuris skritas įdarbinti darbuotoją pagal darbo santykius. Vykdant šią užduotį, sistema prašys pasirinkti vieną iš jūsų turimų darbo sutarties dokumentų šablonų, tad jei būsite susikūrę neterminuotos, terminuotos, laikinos, sezoninės, projektinės darbo sutarties šablonus, galėsite atitinkamą dokumentą sukurti.
Speciali logika – įvykdžius šią užduotį, sistema sukurs sisteminį vartotoją darbuotojui, el. paštu išsiųs jam pakvietimą prisijungti prie sistemos. Taip pat nusiųs įdarbinimo įrašą į Būtentos programą. Sistema taip pat seka, ar darbuotojas turi sudarytą ir galiojančią darbo sutartį.
Darbo sutarties keitimas – šis dokumento tipas yra skirtas darbo sąlygų keitimui. Su šiuo dokumento tipu galima keisti darbuotojo atlyginimą, etatą, pareigybes, padalinį ir t.t. Šio dokumento tipo šablonas paprastai yra „Darbo sutarties priedas” ar „Susitarimas dėl darbo sutarties pakeitimo”.
Speciali logika – įvykdžius šią užduotį, sistema darbuotojui sukurs naują darbo santykių versiją nuo dokumento įsigaliojimo datos.
Komandiruotė – šis dokumento tipas yra skirtas užregistruoti komandiruotę. Šis dokumento tipas atitinka „Įsakymą dėl komandiruotės”.
Speciali logika – įvykdžius šią užduotį, sistema darbuotojui sukurs komandiruotės įrašą grafike (kalendoriuje bei tabelyje) atitinkamose dienose.
Atostogos – šis dokumento tipas yra skirtas užregistruoti įvairias atostogas, t.y. kasmetines atostogas, mokymosi atostogas, kūrybines atostogas, nemokamas atostogas ir t.t. Šis dokumento tipas netinkamas ligoms ar „mamadieniams/tėvadieniams”.
Speciali logika – įvykdžius šią užduotį, sistema darbuotojui sukurs atitinkamo atostogų tipo įrašą grafike (kalendoriuje bei tabelyje) atitinkamose dienose bei atnaujins jo atostogų likutį.
Konfidencialumo sutartis – šis dokumento tipas yra skirtas sukurti konfidencialumo sutartį tarp darbdavio ir darbuotojo.
Speciali logika – sistema seka ar kiekvienas darbuotojas turi pasirašytą konfidencialumo sutartį.
Įdarbinimo įsakymas – šis dokumento tipas yra skirtas sukurti įdarbinimo įsakymo dokumentą.
Speciali logika – nėra.
Atleidimas – šis dokumento tipas yra skirtas paruošti darbo sutarties santykių nutraukimo priedą. Atkreipiame dėmesį, kad tai nėra prašymo atleisti iš darbo dokumentas, tačiau galutinio darbo sutarties nutraukimo priedas. Užduoties vykdymo metu galima pasirinkti koks darbo sutarties nutraukimo tipas (DK straipsnis).
Speciali logika – įvykdžius šią užduotį ir atėjus paskutinios darbo dienos vakarui, sistema archyvuoja darbuotoją bei nusiunčia DS nutraukimo faktą į Būtentos programą. Nuo to laiko, darbuotojui nebegalima kurti jokių procesų išskyrus pakartotinį įdarbinimą.
Medicininė knygelė – šis dokumento tipas yra skirtas įkelti medicininę knygelę.
Speciali logika – sistema seka, ar darbuotojas turi galiojančią medicininę knygelę.
Sutikimas dėl asmens duomenų tvarkymo – šis dokumento tipas yra skirtas paruošti šį dokumentą.
Speciali logika – nėra.
Darbuotojo asmeninės informacijos pakeitimas – šis dokumento tipas yra skritas keisti asmeninę darbuotojo informaciją, pavyzdžiui asmeninį tel. nr, adresą, profilio nuotrauką ir t.t. Įprastai šis dokumento tipas nereikalauja jokio lydinčio dokumento.
Speciali logika – sistema sukuria darbuotojui naują versiją, kuri įsigalioja iškart.
Pasas / ID kortelė – šis dokumento tipas yra skirtas įkelti asmens dokumentą.
Speciali logika – sistema seka, ar darbuotojas turi galiojantį asmens dokumentą.
Darbingumo lygis – šis dokumento tipas yra skirtas įregistruoti nestandartinio darbingumo lygio faktą. Vykdant šią užduotį galima įvesti tiek darbuotojo, tiek jo susijusio asmens darbingumo lygį. Sistema prašys įkelti darbingumo lygio pažymą ar kitą įrodantį dokumentą.
Speciali logika – darbingumo lygis naudojamas skaičiuojant darbuotojo atostogų likutį bei kitus ypatumus pagal darbo kodeksą.
Vaiko gimimo įrašas – šis dokumento tipas yra skirtas įregistruoti darbuotojo vaiką. Vykdant šią užduotį sistema prašo įkelti vaiko gimimo įrašą ar kitą įrodymą.
Speciali logika – sistema atsižvelgia į darbuotojo vaiko įrašus skaičiuojant darbuotojo mamadienių/tėvadienių atostogų dažnį ir kitus ypatumus pagal darbo kodeksą.
Pakartotinis įdarbinimas – šis dokumento tipas yra skirtas įdarbinti darbuotoją, kuris jau buvo dirbęs jūsų įmonėje bei buvo registruotas ERP sistemoje. Pagal šią užduotį, sistema taip pat prašo sukurti darbo sutartį naudojant jūsų turimus darbo sutarties šablonus. Procesą su šia užduotimi galima skirti tik tiems darbuotojams, kurių darbo sutartis buvo nutraukta per ERP sistemą.
Speciali logika – įdarbinus darbuotoją pagal šį dokumento tipą, jam bus atkuriamas jo buvęs vartotojas su nauja darbuotojo versija. Dokumentai bus saugomi jo originalioje kortelėje, o ne naujoje.
Kiti dokumentai – šis dokumento tipas yra skirtas visiems kitiems dokumentams, kurie nereikalauja specialios logikos iš ERP sistemos. Šis dokumento tipas gali būti naudojamas įvairiems prašymams, įsakymams, susipažinimams ir pan.
Speciali logika – nėra.
Toliau aptarsime kitą užduoties tipą – pasirašymas:
Pasirašyti – ši užduotis yra skirta pasirašyti tam tikrą paruoštą dokumentą tame pačiame procese. Pavyzdžiui paruošus darbo sutarties dokumentą, su šia užduotimi galima nustatyti, kad darbuotojas ją pasirašytų.
Pasirinkus šią užduotį, reikės papildomai pasirinkti, kas galės vykdyti šią užduotį. Pasirinkimai aptarti šioje instrukcijoje – https://butenta.lt/instrukcija/procesu-sablonu-valdymas/
Taip pat sistema prašys pasirinkti, koks bus pasirašymo tipas. Yra du pasirinkimai:
Kvalifikuotas – tai aukščiausio lygio e-parašas pagal eIDAS. Šis pasirašymas vykdomas per mūsų partnerių Dokobit integraciją. Pasirašant, vartotojas būna nukreipiamas į Dokobit portalą, kuriame galima pasirašyti dokumentą. Šį parašo tipą rekomenduojame naudoti svarbiausiems personalo dokumentams – darbo sutarčiai, konfidencialumo sutarčiai ir pan.
Paprastasis – tai žemiausio lygio elektroninis parašas pagal eIDAS. Šis pasirašymas vykdomas per el. paštą. Pasirašant, vartotojas gauna el. laišką į savo pašto dėžutę su vienkartiniu kodu, kurį įvedus į sistemą, įvyksta pasirašymas. Šį parašą rekomenduojame naudoti įvairiems prašymams, kurių nereikia tvirtinti, susipažinimams, įsakymams ir pan.
Galiausiai reikės pasirinkti, kurį sukurtą dokumentą norite pasirašyti su šia užduotimi. Galimi pasirinkimai yra visos dokumento ruošimo užduotys, kurios yra jau sukurtos tame pačiame proceso šablone.
Kita galima užduotis yra tvirtinimo:
Tvirtinimas – ši užduotis skirta tvirtinti arba atmesti tam tikrą paruoštą dokumentą. Skirtingai nuo pasirašymo, vykdant šią užduotį, sistema rodo mygtuką „Atmesti”. Atmetant, sistema prašo įvesti priežastį, kuri yra nusiunčiama darbuotojui bei rodoma proceso istorijoje.
Pasirinkus šią užduotį, reikės pasirinkti, koks bus užduoties vykdytojas, pasirašymo tipas, koks dokumentas bus pasirašomas.
Papildomai, matysite pasirinkimą „Įjungti proceso inicijavimą”. Įjungus šį pasirinkimą, reikės pasirinkti, koks procesas turėtų būti inicijuojamas atmetimo atveju. Pavyzdžiui, ši funkcija naudinga tvirtinant/atmetant atostogų prašymą. Jei ruošiamas dokumentas būtų atmetamas, tuomet būtų galima inicijuoti kitą atostogų prašymą, kur darbuotojas galėtų pakeisti dokumento informaciją dar kartą, idant dokumentas būtų patvirtintas.
Svarbu!
Pasirašymo ir tvirtinimo užduotys negali būti tame pačiame etape kaip susieto dokumento paruošimas, nes tuomet būtų galima pasirašyti dokumentą, kuris dar nebuvo įkeltas/sugeneruotas.
Kita galima užduotis yra įvykdymo:
Įvykdymas – tai paprasta užduotis, skirta proceso vykdymo metu atlikti tam tikrus veiksmus už ERP sistemos ribų. Užduoties vykdymo metu sistema rodys mygtuką „Atlikta”, kurį paspaudus, ši užduotis bus įvykdyta. Ši užduotis naudinga norint į procesą pridėti smulkius veiksmus, kurie gali pasimiršti. Pavyzdžiui, darbuotojui aprodyti jūsų biurą ar sukurti darbuotojui prisijungimus prie kitų sistemų. Paprastai kalbant, šią užduotį galima traktuoti kaip priminimą (angl. reminder).
Galiausiai, paskutinė užduotis yra proceso automatinis kūrimas:
Proceso automatinis kūrimas – tai užduotis, kurią įvykdžius, sistema sukurs kitą jūsų turimą procesą automatiškai. Vykdant šią užduotį galima pasirinkti kada kitą procesą inicijuoti. Ši užduotis naudinga, norint išskaidyti vieną ilgą procesą į kelis etapus. Pavyzdžiui, norint, kad įdarbinimo procesas galima viename procese paruošti darbo sutartį, ją pasirašyti ir tuomet automatiškai sukurti kondifencialumo sutarties kūrimo ir pasirašymo procesą.
Taip pat ši užduotis naudinga, norint sukurti priminimus. Pavyzdžiui kuriant medicininės knygelės pridėjimo procesą, galima pridėti automatinę proceso kūrimo užduotį. Vykdant procesą, vartotojas įkels medicininę knygelę ir pagal šią užduotį parinks, kada vėl sukurti medicininės knygelės pridėjimo procesą.
Norint sukurti šią užduotį, reikia įvesti užduoties pavadinimą, parinkti užduoties tipą į „Proceso automatinis kūrimas”, pasirinkti, kas gali vykdyti šią užduotį bei kokį procesą reikės inicijuoti.
