Norėdami pradėti vykdyti jūsų įmonės procesą, nueikite į procesų valdymo puslapį – https://erp.butenta.lt/admin/documents
- Šoniniame meniu spauskite Procesai.
- Užsikrovus procesų sąrašo puslapiui matysite savo įmonės procesų sąrašą.
- Spauskite Pradėti procesą arba išsirinkitę esamą procesą, kurį norite vykdyti.
Procesų statusai:
- Aktyvūs – tai procesai, kuris yra pradėtas, tačiau dar yra proceso užduočių, kurios yra neužbaigtos.
- Užbaigti – tai procesai, kurie yra užbaigti, nes buvo atliktos visos procese esančios užduotys.
- Atmesti – tai procesai, kurie buvo užbaigti atmetant tvirtinimo užduotį. Šį statusą gali įgauti tik tie procesai, kurių šablonuose yra tvirtinimo užduotis.
- Anuliuoti – tai procesai, kurie buvo užbaigti ir vėliau anuliuoti. Anuliuoti galima tik užbaigtus ir atmestus procesus. Anuliavimas grąžina darbuotojo padėtį į tokią, kokia buvo prieš vykdant procesą. Pavyzdžiui, jei būna anuliuojamas darbo sutarties keitimo procesas, tuomet darbuotojas įgautų tą darbo sutarties versiją, kurią turėjo iki darbo sutarties keitimo.
- Visi – tai visi jūsų įmonės procesai turintys bet kurį statusą.
Darbuotojo stulpelis – darbuotojo stulpelis rodo, kuriam darbuotojui yra vykdomas procesas. Jei sistema rodo brūkšnį, tai reiškia, kad įdarbinimo dokumento ruošimo užduotyje dar nebuvo suvestas darbuotojo vardas ir pavardė. Įvykdžius įdarbinimo dokumento ruošimo užduotį, galima spausti ant darbuotojo vardo ir pavardės. Paspaudus būsite nukreipti į to darbuotojo profilį.
Tipas – šiame stulpelyje nurodyti kokie dokumentų tipai yra procese. Pavyzdžiui, jei procese būtų darbo sutarties rengimo užduotis bei konfidencialumo sutarties rengimo užuduotis, šioje vietoje rašytų, kad procese yra abu dokumentai.
- Norėdami vykdyti procesą, spauskite mygtuką „Pradėti procesą”.
- Įveskite proceso pavadinimą. Šis laukas tik informacinis, skirtas jums lengvai identifikuoti, koks procesas bus vykdomas.
- Parinkite norimą proceso šabloną. Sistema leidžia pasirinkti tik tinkamus procesų šablonus. Sistema gali nerodyti tam tikrų procesų, dėl dviejų priežasčių:
- Proceso šablone nustatyta, kad jūs neturite leidimo vykdyti tam tikrą procesą.
- Procesas yra netinkamas. Tinkamumą galite patikrinti nuėję į procesų šablonus.
- Priklausomai nuo proceso šablone esančių užduočių, gali papildomai reikėti pasirinkti, kuriam darbuotojui norėsite pradėti procesą.
5. Pradėjus vykdyti ar peržiūrint esamą procesą, matysite proceso vykdymo vaizdą. Spauskite ant vienos iš galimų užduočių, esančių dešinėje ekrano pusėje (procesų etapų skiltyje) ir ji užsikraus centrinėje ekrano dalyje. Jei išeisite iš šio puslapio, procesas nedings, jį galėsite rasti procesų sąraše.
Svarbu!
Procesų vykdymo eiliškumas priklauso nuo proceso šablone sudėtų etapų ir užduočių. Kol visos ankstesnio etapo užduotys nėra atliekamos, tolimesni etapai lieka užrakinti. Tame pačiame etape esančių užduočių atlikimo tvarka gali būti bet kokia.
Procesas tampa „užbaigtas”, kai yra įvykdomos visos to proceso užduotys.
Specialūs sisteminiai veiksmai atliekami, kai procesas yra pilnai užbaigiamas. Pavyzdžiui norint pakeisti darbuotojo darbo sutartį, reikia atlikti visas proceso užduotis, norint, kad jam susikurtų nauja versija bei informacija atsispindėtų Būtentos buh. programoje.
Jūs galite neturėti leidimo vykdyti tam tikrą užduotį. Tokiais atvejais, sistema užduoties vykdymo zonoje, jums rodys pranešimą, kad užduoties vykdyti negalite.
Dokumento rengimo užduoties vykdymas #
Dokumento rengimo užduotis pavirsta į du etapus bei dvi užduotis proceso vykdymo metu:
Pirmasis etapas bei pirmoji užduotis yra duomenų įvedimas. Ši užduotis prašo suvesti atitinkamą informaciją apie susijųsį dokumentą.
Naudinga!
Įvesties laukai yra išsaugomi, net jei ir dalinai užpildote juos. Dėl to galite užpildyti informaciją per kelis kartus ir suvesta informacija nedings. Tik nepamirškite išsaugoti įvesties laukų formos apačioje! Užduotis bus užbaigta, kai bus užpildomi visi reikalingi įvesties laukai.
Antrasis etapas yra failo generavimas ar įkėlimas. Ši užduotis skirta įkelti ar sugeneruoti susijųsį dokumentą. Jei proceso šablone prie dokumento rengimo užduoties pridėsite kitų užduočių, jos atsiras šiame etape.
Jei norite įkelti jau egzistuojantį dokumentą, rinkitės įkelti failą ir tuomet įkelkite jį žemiau esančioje zonoje. Galite įtempti failą iš savo kompiuterio kairiuoju pelės klavišu (angl. drag and drop) arba paspausti ant failo įkėlimo zonos ir atsidariusiame failų naršyklės lange, pasirinkti norimą failą.
Naudinga!
Rekomeduojame kelti failus, tik tada, kai vykdote procesą, kurį realybėje jau esatę įvykdę. Pavyzdžiui, jei jau esate įdarbinę darbuotoją ir jį registruojate sistemoje, tuomet įkelkite jo ir jūsų įmonės atstovų pasirašytą darbo sutartį.
Jei norite failą sugeneruoti per sistemą, rinkitės mygtuką „Sugeneruoti dokumentą”.
Toliau pasirinkite vieną iš jūsų turimų dokumentų šablonų. Sistema leis pasirinkti tik iš tų šablonų, kurie turi tą patį dokumento tipą. Pavyzdžiui jei generuojate konfidencialumo sutartį, sistema leis pasirinkti tik iš turimų dokumentų šablonų, kurie turi šį dokumento tipą.
Pasirinkus dokumentą, sistema užkraus dokumento šablono turinį.
Spaudžiant turinio skiltyje esančią trijų taškų ikonėlę, galite peržiūrėti kaip atrodys sugeneruotas dokumentas.
Po turiniu matysite susijusius kintamuosius. Koreguojant dokumento turinį ar kintamuosius, pakeitimai atsispindės tik šiame konkrečiame dokumente. Dokumento šablonas nebus pakeistas.
Dokumento pasirašymo užduoties vykdymas #
Kai pasirašymo užduotis tampa aktyvi, susijusiems darbuotojams yra siunčiamas el. laiškas, kviečiantis pasirašyti dokumentą. El. laiškas nėra siunčiamas ERP administratoriams siekiant išvengti brukalo.
Prisijungęs prie sistemos, darbuotojas bus nukreiptas į atitinkamos užduoties pasirašymo langą. Pasirašymo užduotyje, darbuotojas gali susipažinti su dokumentu perksaitant jo turinį. Darbuotojas taip pat gali dokumentą atsisiųsti.
Priklausomai nuo to, koks pasirašymo tipas yra nustatytas proceso šablone, įvyksta skirtingi veiksmai.
Paprastasis pasirašymas: #
Po dokumento turiniu rodomas mygtukas „Patvirtinti susipažinimą su dokumentu”. Jį paspaudus, sistema užfiksuoja, kad darbuotojas susipažino su dokumentu, tačiau jo dar nepasirašė.
Paspaudus šį mygtuką, vietoje jo atsiranda kitas mygtukas „Pradėti pasirašymą”.
#
Paspaudus šį mygtuką, pasirašymas yra inicijuojamas ir pasirašančiajam yra siunčiamas el. laiškas, su unikaliu kodu, kurį reikia įvesti į sistemos kodo suvedimo lauką.
Šį kodą reikia įvesti į sistemoje esantį kodo įvedimo lauką. Šis laukas yra po dokumento turiniu, toje pačioje vietoje, kurioje buvo susipažinimo su dokumentu bei proceso pradėjimo mygtukai. Kodą galima kopijuoti ir įklijuoti į pirmąjį kodo įvedimo laukelį.
Įvedus kodą ir paspaudus mygtuką pateikti kodą, sistema patikrina, ar kodai sutampa. Jei sutampa, sistema įrašo pasirašymo faktą į sistemą bei uždeda pasirašymo informaciją į dokumento PDF failą. Pasirašymo skiltyje, matysis pasirašęs asmuo, laikas ir tipas.
Peržiūrint ar atsisiunčiant dokumentą, jo apačioje pridedama lentelė su darbuotojais, kurie pasirašė dokumentą.
Kai pasirašoma paprastuoju metodu, sistema saugo pasirašymo momentą, pasirašytojo IP adresą, pasirašytojo įrenginio, naršyklės ir darbuotojo informaciją.
Kvalifikuotas pasirašymas: #
Jei proceso šablone buvo nustatyta, kad pasirašymo užduoties pasirašymo tipas yra kvalifikuotas, tuomet matysite kitą informaciją pasirašymo skiltyje. Paspaudus mygtuką „Pradėti pasirašymą”, būsite nukreipti į Dokobit sistemos puslapį.
Užsikrovus Dokobit sistemos langui, matysite to pačio dokumento turinį, proceso pavadinimą, dokumento failo pavadinimą.
Norėdami atšaukti pasirašymą, spauskite X Dokobit puslapyje arba grįžkite atgal spaudžiant „Back” savo naršyklėje.
Norėdami tęsti pasirašymą, prisijunkite jums patogiu metodu prie Dokobit sistemos. Prisijungus, atlikite Dokobit prašomus veiksmus skirtus pasirašymui.
Juos atlikus, Dokobit sistema nukreips jus atgal į ERP sistemą. Po turiniu esančiu pasirašymo skiltyje matysite sėkmingo pasirašymo pranešimą: 
Užbaigus visas proceso užduotis, dokumentas, kuris buvo pasirašytas kvalifikuotu parašu, bus rodomas prie atitinkamo darbuotojo dokumentų.
Svarbu!
Jei proceso vykdymo metu dokumentas būna pasirašomas, tačiau grįžtama į dokumento ruošimo ar generavimo užduotį ir dokumento turinys ar įvesties laukai koreguojami bei išsaugomi, tuomet susieto dokumento parašai yra anuliuojami patvirtinus šį patvirtinimo langą.
Dokumento tvirtinimo užduoties vykdymas #
Dokumento tvirtinimo užduotis patvirtinimo atveju yra tokia pati kaip ir dokumento pasirašymo užduotis, tad norint tvirtinti dokumentą, sekite pasirašymo užduoties instrukcijas.
Skirtingai nuo pasirašymo užduoties, tvirtinimo užduotyje galima dokumentą atmesti. Atmesti galima spaudžiant mygtuką „Atmesti”.
Atmetant dokumentą, reikia įvesti atmetimo priežastį.
Paspaudus mygtuką „Pateikti”, sistema išsiunčia laišką darbuotojui, kurio dokumentas buvo atmestas, su atmetimo priežastimi.
Taip pat procesas iškart yra užbaigiamas su statusu „Atmestas”. Jį galite rasti savo procesų sąraše.
Spaudžiant ant proceso pavadinimo arba ant trijų taškų ikonos ir toumet „Peržiūrėti”, galima peržiūrėti atmestą procesą, ten taip pat matysite atmetimo priežastį.
Jei proceso šablono tvirtinimo užduotyje buvo nustatyta, kad atmetimo atveju būtų pradedamas naujas procesas, tuomet atmetus procesą, naujasis procesas iškart susikurs su statusu „Aktyvus”. Jį rasite aktyvių procesų sąraše. Šį automatiškai sukurtą procesą toliau galima vykdyti įprastai.
Įvykdymo užduoties vykdymas #
Įvykdymo užduotį galima įvykdyti spaudžiant mygtuką „Užbaigti užduotį”. Ši užduotis neturi jokios specialios sistemos logikos.
Įvykdžius užduotį, bus rodoma, koks asmuo ir kada atliko šią užduotį.
Proceso automatinio kūrimo užduoties vykdymas #
Vykdant proceso automatinio kūrimo užduotį, reikia įvesti būsimo proceso pavadinimą bei pasirinkti, kada norite pradėti vykdyti būsimą procesą.
Pasirinkus Datos tipą „Data”, reikės įvesti datą, kada turėtų būti inicijuotas būsimas procesas.
Pasirinkus Datos tipą „Dienų skaičius”, reikės įvesti dienų skaičių, už kiek dienų turėtų būti inicijuotas būsimas procesas.
Pasirinkus Datos tipą „Nedelsiant”, būsimas procesas bus inicijuotas iš karto.
Jei pasirinkote, kad procesas bus sukurtas ateityje tam tikrą datą ar už tam tikro dienų skaičiuos, tuomet būsimą procesą rasite „Būsimi procesai” skirtuke. Spauskite ant Procesai meniu punkto ir tuomet pasirinkite Būsimi procesai skirtuką.
Naudinga!
Būsimo proceso datą rekomenduojame pasirinkti šiek tiek ankstesnę, nei dokumento galiojimo terminas, kad turėtumėte pakankamai laiko įvykdyti procesą. Pavyzdžiui, jei turite medicininės knygelės pridėjimo procesą ir pridėjote automatinio proceso kūrimo užduotį, vykdant procesą įveskite ne įkeltos med. knygelės galiojimo datą, tačiau šiek tiek anksčiau, kad darbuotojas turėtų pakankamai laiko praeiti sveikatos patikrinimą.
