Visos su prekių išlaidavimu susiję operacijos atliekamos pasirinkus meniu punktą Prekyba → Prekių išlaidavimas. Prekių pardavimas atliekamas išlaikant tą pačią dokumento pildymo logiką kaip prekių pajamavime, t. y. dokumento laukai pildomi analogiškai kaip pajamavime.
Norint įvesti naują pardavimo dokumentą reikia pasirinkti naujo įrašo funkciją – funkcinis klavišas F9 arba mygtukas
Programa prašys patvirtinti norimą atlikti veiksmą. Patvirtinimui spaudžiamas mygtukas OK. Atveriamas naujas išlaidavimo dokumentas, kuriame automatiškai bus įrašyta dokumento sukūrimo data ir laikas bei operacijos pavadinimas. Operacijos pavadinimas visada bus padubliuotas nuo prieš tai buvusio paskutinio dokumento. Būtinai turi būti užpildytas laukas Dok. Nr. – tai dokumento numeris, kurį suteikia programa. Jei šis dokumento laukas neužpildytas, toliau pildyti dokumento informacijos sistema neleis.
Iš pradžių į lauką Data reikia įvesti reikiamą prekybos dokumento datą. Tada paspaudus klaviatūros klavišą Enter arba klavišą Tab programa automatiškai užpildys lauką Dok. Nr. (suteiks dokumentui unikalų numerį). Esant poreikiui į šį lauką galima įvesti kitą numerį.
Į lauką Ser. reikia įrašyti dokumento (pvz., sąskaitos faktūros) seriją, į lauką Kiti dok. Nr. – sąskaitos faktūros ar kito griežtos apskaitos dokumento numerį (žr. 1 pav.).
Norint, kad programa automatiškai pasiūlytų sekantį nepanaudotą sąskaitos faktūros numerį, blankų modulyje reikia aprašyti įmonėje naudojamų dokumentų serijas (žr. aprašymą Blankai → Serijos).
Prekybos dokumente lauke Dok. raidė galima pasirinkti raidės požymį. Šio lauko pildyti nebūtina, tiesiog raidė gali būti naudojama kaip papildomas požymis paieškai ar filtravimui vykdyti tiek pačiuose dokumentuose, tiek prekybos ataskaitose.
1 pav. Naujas prekių išlaidavimo dokumentas
Toliau reikia pildyti informaciją polangiuose Pagrindiniai duomenys, Važtaraščio informacija, Eksportas, Prekės, Gaminiai, Atsiskaitymas, Finansinės operacijos bei Kiti duomenys.
Pagrindiniai duomenys
Kuriant pardavimo dokumentą polangyje Pagrindiniai duomenys būtina užpildyti lauką Gavėjas (pasirenkant iš sąrašo) bei Sandėlis (kairėje pusėje) – tai sandėlis, iš kurio išlaiduojamos prekės (žr. 1 pav.).
Į lauką Tiekėjas reikia įvesti pavadinimą įmonės, kuri parduoda prekės (šio lauko pildyti nebūtina).
Į lauką PVM kodas reikia įvesti iSAF PVM klasifikatoriaus kodą.
Į lauką Vadybininkas galima įvesti vadybininko tabelio numerį.
Laukas Dok. tipas pildomas, kai programoje formuojama SAF-T rinkmena.
Į lauką Stovis gali būti įrašytos įvairios reikšmes, kurios aprašomos parametrais. Sistema tikrina tame parametre nurodytą simbolį ir nustato, ar dokumentą galima redaguoti ar ne. Pvz., jei į lauką Stovis įrašytas 1, tai reiškia, kad dokumentas į programą įkeltas importo būdu.
Prekės
Polangyje Prekės užpildoma informacija apie išlaiduojamas prekes.
Norint įvesti naują prekę, reikia pasirinkti naujo įrašo funkciją – funkcinis klavišas F9 arba mygtukas
Ekrane pasirodys fragmento pasirinkimo langas (žr. Prekių pajamavimo aprašymą), kuriame reikia surinkti prekės pavadinimą ar jo fragmentą (gali būti renkamas ir artikulas ar jo fragmentas, grupė, tipas ar kodas – tai priklauso nuo darbo vietos parametrų konfigūracijos).
Prekių išlaidavimo dokumento apačioje paspaudus mygtuką Likučiai programa atidaro langą, kuriame matomi visi sandėlio prekių likučiai. Informaciją apie likučius galima filtruoti, naudojant paieškos funkciją – mygtukas
arba funkcinis klavišas F3. Į stulpelį Kiekis reikia įrašyti išlaiduojamų prekių kiekius. Paspaudus mygtuką Įrašyti programa uždarys likučių langą ir informaciją apie parinktas prekes įrašys į išlaidavimo dokumento polangį Prekės.
Mygtukas Nurašyti viską naudojamas norint į stulpelį Kiekis perkelti visų lentelėje pateiktų prekių likučius. Mygtuku Baigti uždaromas likučių langas. Jei į stulpelį Kiekis įrašyti prekių kiekiai, bet mygtukas Įrašyti nepaspaustas, bandant uždaryti prekių parinkimo langą programa pateiks apie tai perspėjantį pranešimą (žr. 2 pav.).
2 pav. Perspėjantis pranešimas
Prekių likučių parinkimo lange standartiškai yra rodoma ši informacija: Prekės kodas, Prekės pavadinimas, Artikulas, Failas, Pardavimo, Valiuta, Pajamavimo data, Mato vienetas, Likutis ir Kiekis (žr. 3 pav.).
3 pav. Prekių likučių langas
Esant poreikiui matyti daugiau informacijos apie prekę, į Prekyba → Prekybos parametrai → Dokumentų išrašymas reikia įvesti parametrą turim_columns. Pvz., norint, kad prekių likučių parinkimo lange papildomai būtų atidaryti stulpeliai Tiekėjas ir Sąskaita, į Prekyba → Prekybos parametrai → Dokumentų išrašymas reikia įvesti parametrą
turim_columns = [tiekejas, saskaita]
Įvedus šį parametrą paspaudus mygtuką Likučiai prekių likučių parinkimo lange bus matoma daugiau stulpelių (žr. 4 pav.).
4 pav. Prekių likučių langas
Į polangį Prekės įrašius parduodamas prekes reikia į stulpelį Kaina įrašyti prekių kainas. Jeigu prekės parduodamos ne eurais, o kita valiuta, stulpelyje Val reikia parinkti reikiamą valiutą. Jeigu prekės parduodamos pagal 96 straipsnį, į stulpelį Atv. reikia įrašyti *. Jei parduodamoms prekėms taikomos kainos nuolaidos, šias nuolaidas reikia įrašyti į stulpelį Nuol (žr. 4 pav.).
Prekių išlaidavimo lango dešiniajame viršutiniame kampe pateikiama pagrindinė informacija apie dokumentą: VISO – bendra dokumento suma, PVM – pridėtinės vertės mokestis, Be PVM – dokumento suma be PVM, Nuolaida – suteikta pardavimo nuolaida, Mokėti – bendramokėtina suma, kurią turi sumokėti pirkėjas , Apmokėta – apmokėta pirkėjo suma , Skola – likusi mokėti skola (žr. 5 pav.).
5 pav. Neįrašytas pardavimo dokumentas
Užpildžius pardavimo dokumento informaciją, dokumentą būtina įrašyti.
PASTABA. Neįrašius dokumento prekės nenusirašys nuo sandėlio, o tai reiškia, kad kiti vartotojai galės jas parduoti. Bandant dokumentą įrašyti po kurio laiko – sistema gali neleisti jo įrašyti, nes sandėlyje trūks likučio.
Neįrašyto dokumento lango apačioje matyti užrašas NEĮRAŠYTAS. Spaudžiant mygtuką Įrašyti dokumentas yra įrašomas. Prekių likutis nusirašo nuo sandėlio ir galima formuoti finansines operacijas. Mygtuku Koreguoti koregavimui atidaromi seniau įrašyti išlaidavimo dokumentai. Mygtuku Baigti uždaromas prekių išlaidavimo langas.
Prekių-paslaugų pardavimo dokumentas (sąskaita-faktūra, perdavimo aktas ir t.t.) spausdinamas spaudžiant funkcinį klavišą F6 arba įrankių juostoje esantį mygtuką „spausdinti“
Važtaraščio informacija
Polangyje Važtaraščio informacija pateikiama visa informacija, kuri reikalinga važtaraščių formavimui ir išsiuntimui per iVAZ sistemą: važtaraščio serija, numeris, išrašymo data, išgabenimo data, pakrovimo vieta, vairuotojo tabelio numeris ir t. t. (žr. 6 pav.).
6 pav. Polangis Važtaraščio informacija
Eksportas
Polangyje Eksportas galima nurodyti įvairią informaciją, kuri reikalinga muitinės deklaracijai užpildyti: deklaracijos Nr. ir data, pažyma, šalis, įgaliojimo Nr. ir data, kur išduotas ir t. t. (žr. 7 pav.).
7 pav. Polangis Eksportas
Atkreipkite dėmesį į tai, jog Važtaraščio informacijos ir Eksporto polangiuose dauguma tekstinių laukų turi anksčiau vestos informacijos saugojimo funkciją, t. y. pažymėjus tokį tekstinį lauką ir pradėjus vesti tekstą sistema atrenka ir į ekraną išveda langą su jau kažkada vesta informacija, kuri atitinka vedamo teksto reikšmę (žr. 8 pav.).
8 pav. Anksčiau vestos informacijos saugojimo funkcija
Gaminiai
Polangis Gaminiai matomas tik programose turinčiose Gamybos modulį (žr. 9 pav.). Į šį polangį įvedama informacija apie pagamintus gaminius. Apie tai plačiau skaitykite Gamybos modulio aprašyme.
9 pav. Polangis Gamyba
Atsiskaitymas
Polangyje Atsiskaitymas pateikiama visa informacija, susijusi su pirkėjų apmokėjimu už prekes (žr. 10 pav.). Lauke Terminas nurodomas pirkėjų apmokėjimo terminas. Lentelėje pateikiama informacija apie tai, kada ir kokia suma buvo apmokėta. Plačiau apie tai žr. šio aprašymo 1.1.4. punkte.
10 pav. Polangis Atsiskaitymas
Finansinės operacijos
Polangyje Finansinės operacijos yra formuojami ir peržiūrimi išlaidavimo dokumento finansiniai įrašai, kurie atsispindi finansinių operacijų žurnale (žr. 11 pav.). Atidarius polangį Finansinės operacijos spaudžiamas mygtukas Formuoti. Programa automatiškai suformuoja finansines operacijas, padarydama atitinkamus įrašus debete ir kredite. Plačiau apie tai žr. šio aprašymo 1.1.5.
11 pav. Polangis Finansinės operacijos
Kiti duomenys
Polangis Kiti duomenys skirtas pastabų apie atliktą operaciją pildymui (žr. 12 pav.). Čia galima įvesti įvairią papildomą informaciją susijusią su konkrečiu išlaidavimo dokumentu. Taip pat informacija iš pastabų lauko gali būti spausdinama sąskaitose-faktūrose.
12 pav. Polangis Kiti duomenys
Vidinio prekių judėjimo apskaita
Prekių perdavimas į sandėlį
Norint perduoti prekes iš vieno sandėlio į kitą prekių išlaidavimo dokumente reikia pasirinkti operaciją Perduota sandėliui bei nurodyti, iš kokio sandėlio (laukas Sandėlis kairėje) į kokį sandėlį (laukas Sandėlis dešinėje) yra perduodamos prekės. Perduodamos prekės prekių polangyje yra renkamos lygiai tuo pačiu principu kaip ir pardavime (žr. 13 pav.).
13 pav. Prekių perdavimas
Perdavus prekes galima atspausdinti krovinio važtaraštį arba vidinį prekių perdavimo dokumentą. Tam reikia paspaudus mygtuką
pažymėti lauką Krovinio važtaraštis (norint atspausdinti krovinio važtaraštį) arba lauką Vidinis dokumentas (norint atspausdinti vidinį prekių perdavimo dokumentą) ir pasirinkti norimą spausdinimo formą (žr. 14 pav.).
Pav. 14 Krovinio važtaraščio spausdinimas
Jei yra poreikis prekes perduoti pardavimo kainomis, prekybos operacijos stulpelis Sav. turi būti tuščias. Jei yra poreikis perdavimo operacijų metu formuoti finansines operacijos, prekybos operacijų stulpelyje Savik./D būtina nurodyti pageidaujamą buhalterinę sąskaitą (žr. pav. 15).
Pav. 15 Prekybos operacijos „Perduota pardavimo kainomis“ konfigūravimas
Prekių nurašymas
Visos atsargų nurašymo operacijos susijusios su prekėmis, kurioms skaičiuojamas likutis, turi būti atliekamas prekių išlaidavime (Prekyba → Prekių išlaidavimas). Norint nurašyti žaliavas, prekes ir kitas atsargas prekybos išlaidų dokumente pasirenkama operacija Nurašymas, o į prekių polangį suvedamos nurašomos prekes. Prekių paieška vykdoma tuo pačiu principu, kaip ir vykdant pardavimo operacijas (žr. pav. 16).
Pav. 16 Prekių nurašymo dokumentas
Nurašymo sąnaudų sąskaitą galima nurodyti prie:
- Žinynai → Prekybos operacijos → nurašymo operacijos eilutėje stulpelyje Nur. Sąsk.
- Žinynai → Prekės kortelėje polangio Sąskaitos laukelyje Nurašymo sąsk.
- Žinynai → Prekių grupės → stulpelyje Nur. sąsk.
- Žinynai → Prekių tipai → stulpelyje Nur. sąsk.
- Žinynai → Sandėliai → stulpelyje Nur. sąsk.
Nurašius prekes galima atspausdinti nurašymo aktą. Tam reikia paspaudus mygtuką pažymėti lauką Vidinis dokumentas ir pasirinkti norimą spausdinimo formą.
Tam, kad pasirinkus spausdinimo formą Nr. 1 Nurašymas, komisija nurašymo akte būtų atspausdinta komisijos sudėtis, į Prekyba → Prekybos parametrai → Dokumentų išrašymas būtina įvesti prekybos parametrą su išvardintais komisijos nariais (žr. 17 pav.)
vidd_1_komis = [Vardenis Pavardenis1, Vardenis Pavardenis2, Vardenis Pavardenis3]
Pav. 17 Prekybos parametras
Turto perdavimas atskaitingam asmeniui
Jeigu įmonės darbuotojams perduodamas tam tikras turtas (pvz. įrankiai ar spec. drabužiai), galima naudoti konsignacinius sandėlius. Tam reikia:
- Sandėlių žinyne (Žinynai → Sandėliai) sukurti naują sandėlį, pvz. Kons. Į stulpelį Konsign reikia įrašyti * (žr. pav. 18).
Pav. 18 Konsignacinio sandėlio sukūrimas
2. Klientų grupių žinyne (Žinynai → Klientų grupės) galima sukurti atskirą klientų grupę, pvz. Darbuotojai, į kurią bus talpinami visi darbuotojai, kuriems bus išduodami įrankiai ar spec. drabužiai (šis žingsnis nebūtinas).
3. Klientų žinyne (Žinynai → Klientai) kiekvienam darbuotojui reikia sukurti atskirą kliento kortelę, kurioje užtenka į lauką Klientas įrašyti darbuotojo vardą ir pavardę. Lauke Grupė reikia pasirinkti grupę Darbuotojai.
4. Kuriant įrankių ar spec. drabužių pajamavimo dokumentą (Prekyba → Prekių pajamavimas) lauke Sandėlis reikia pasirinkti sandėlis Kons, lauke Gavėjas – darbuotoją, kuriam perduodami įrankiai ar spec. drabužiai.
5. Jeigu su vienu pajamavimo dokumentu užpajamuojama daug įrankių, kurie bus išdalinti skirtingiems darbuotojams, iš pradžių visi įrankiai užpajamuojami į kažkokį bendrą sandėlį (pvz. S1), o po to kiekvienam darbuotojui sukuriamas prekių perdavimo iš sandėlio S1 į sandėlį KONS dokumentas (Prekyba → Prekių išlaidavimas → operacija „Perduota sandėliui). Perdavimo dokumente į lauką Gavėjas reikia įrašyti darbuotoją, kuriam perduodami įrankiai ar spec. drabužiai.
6. Nurašant atskaitingiems asmenims perduotas prekes (Prekyba → Prekių išlaidavimas→ operacija Nurašymas) į lauką Tiekėjas reikia įrašyti darbuotoją, kuriam buvo priskirti nurašomi įrankiai ar spec. drabužiai.
7. Norint gauti informaciją apie atskaitingiems asmenims perduotas prekes, reikia formuoti likučių ataskaitą Pagal gavėjus (Likučiai → Ataskaitos → 20 ataskaita). Pasirinkus sandėlį Kons bus suformuotas sąrašas, kuriame galima matyti, kiek įrankių ar spec. drabužių išduota kiekvienam darbuotojui.
Prekių importas iš vieko prekybos dokumento į kitą
Perkant prekes iš pastovaus tiekėjo (parduodant prekes pirkėjui) dažnai reikia įvesti į programą ilgas PVM sąskaitas faktūras, kuriose visos (ar beveik visos) prekės kiekvieną mėnesį kartojasi. Buhalterių darbo palengvinimui skirtas mygtukas Importuoti, kuris yra prekybos dokumentų apačioje (žr. Pav.19).
Pav. 19 Mygtukas Importuoti
Jeigu Jūsų programoje mygtuko Importuoti nėra, Jums reikia į Prekyba → Prekybos parametrai → Dokumentų išrašymas įrašyti parametrą import_dok = .t.
Norint prekes perkelti iš seno dokumento, pirmiausiai reikia sukurti naują dokumentą. Naujame dokumente reikia užpildyti viršutinę dokumento dalį, t. y. užpildyti laukus Data, Dok. Nr., Ser., Kiti dok. Nr, Operacija, Tiekėjas, Sandėlis ir t.t. Po to reikia paspausti mygtuką Importuoti. Programa atvers dokumento importo langą (žr. Pav. 20). Į šį langą reikia įvesti dokumento, iš kurio bus importuojamos prekės, numerį. Tam reikia užpildyti lauką Dokumento Nr. arba Kitas Nr. (priklausomai nuo to, kurį numerį norite vesti).
Pav. 20 Dokumento importo langas
Prieš importuojant prekes galima patikrinti, ar tikrai bus importuojamos reikiamos prekės. Tam reikia paspausti mygtuką Tikrinti. Programa parodys importuojamų prekių sąrašą (žr. Pav. 21).
Pav. 21 Importuojamų prekių sąrašas
Paspaudus mygtuką Importuoti prekės bus perkeltos iš seno dokumento į naują.
Prekes iš to pačio dokumento galima importuoti neribotą kartų kiekį, t. y. vieną kartą prekes importavus į naują dokumentą galima dar kartą paspausti mygtuką Importuoti ir nurodyti tą patį dokumento numerį. Į naują dokumentą visos prekės bus įkeltos dar kartą.
