Prieš formuojant DA-01 ataskaitą reikia atlikti šiuos veiksmus:
1. Pareigų žinyne mokytojams ar gydytojams reikia priskirti požymį M (Žinynai → Pareigos → Savybės) (žr. 1 pav).
1 pav. Darbuotojų pareigų žinynas
Jeigu gydytojų ar mokytojų pareigų stulpelis Savybės nebus užpildytas, tuomet formuojant DA-01 ataskaitą, į atskirus laukus nebus išskiriami duomenys apie gydytojų ar mokytojų dirbtą laiką bei darbo užmokesčio apmokėjimą DA-01 ataskaitos 1 skyriuje.
2. Darbuotojų kortelėse reikia nurodyti etato dydį (Žinynai → Darbuotojai → Pagr.) (žr. 2 pav.).
2 pav. Etatas darbuotojo kortelėje
Jeigu darbuotojui darbo užmokestis skaičiuojamas keliais etatais, reikia nurodyti papildomų etatų etato dydį (Žinynai → Darbuotojai → Pastovūs priskaitymai – išskaitymai → Papildomi etatai → Etatai) (žr. 3 pav.).
3 pav. Papildomi etatai darbuotojo kortelėje
- Programa etato dydį įvertina kiekvieno mėnesio paskutinei dienai, todėl korektiškam ataskaitos formavimui etato dydis gali būti keičiamas tik mėnesio pirmą dieną. Jeigu etato dydis pasikeičia mėnesio viduryje, DA-01 ataskaitos duomenis reikės koreguoti rankiniu būdu.
- Jeigu darbuotojas dirba keliais etatais, formuojant DA-01 ataskaitą programa mėnesio paskutinei dienai susumuoja etatų dydžius. Jeigu etatų suma > 1, tuomet šį darbuotoją supranta kaip visą darbo laiką dirbantį darbuotoją. Jeigu etatų suma < 1, tuomet šį darbuotoją supranta kaip ne visą darbo laiką dirbantį darbuotoją.
- Jeigu įmonės turi darbuotojų, dirbančių daugiau nei vienu etatu, rekomenduojama DA-01 ataskaitoje parašyti pastabą.
3. Darbuotojų kortelėse reikia nurodyti lytį (Žinynai → Darbuotojai → Papild. Info → Lytis). Jei darbuotojas moteris, reikia įrašyti raidę M, jeigu darbuotojas vyras – raidę V (žr. 4 pav.).
4 pav. Informacija apie lytį darbuotojo kortelėje
4. Reikia sukonfigūruoti priskaitymų – išskaitymų kodus (žr. 5 pav.).
Priskaitymų-išskaitymų kodų lentelės stulpelyje Įm. f. (Atlyginimai → Priskaitymų – išskaitymų kodai) reikia įrašyti:
- Skaičių 6 – prie priskaitymo kodų, kurių sumos turi patekti į DA-01 ataskaitos I skyriaus 6-ą eilutę (bruto darbo užmokesčio lėšos iš viso). Informaciją, kokie priskaitymai turi būti įtraukiami į bruto darbo užmokesčio lėšų skaičiavimą, rasite Darbo apmokėjimo statistinės ataskaitos DA-01 (ketvirtinė) 2 priedo 14- 16 punktuose.
- Skaičių 7 – prie priskaitymo kodų, kurių sumos turi patekti į DA-01 ataskaitos I skyriaus 7-ą eilutę (nereguliarios premijos, priedai, priemokos ir vienkartinės piniginės išmokos). Jeigu į stulpelį Įm. f. įrašytas skaičius 7, tai tokio kodo sumos automatiškai pateks ir į DA-01 ataskaitos I skyriaus 6-ą eilutę (žr. 2 priedo 17 punktą).
PASTABA. Jeigu įmonėje darbuotojams yra mokami pastovūs (reguliarūs) ir vienkartiniai (nereguliarūs) priedai, rekomenduojama šiems priskaitymams naudoti skirtingus priskaitymo kodus.
- Skaičių 8 – prie priskaitymo kodų, kurių sumos turi patekti į DA-01 ataskaitos I skyriaus 8 – ą eilutę (darbo užmokestis už priverstinai trumpiau dirbtą laiką) (žr. 2 priedo 18 punktą).
- Raidę A – prie priskaitymo kodų, kurių sumos turi patekti į DA-01 II skyriaus 1 – ą eilutę (išeitinės išmokos ir piniginės kompensacijos už nepanaudotas kasmetines atostogas) (žr. 2 priedo 22 punktą).
- Raidę C – prie priskaitymo kodų, kurių sumos turi patekti į DA-01 II skyriaus 2 – ą eilutę (išmokos natūra (dovanos, darbdavio kompensuotų paslaugų vertė ir kt.)) (žr. 2 priedo 23 punktą).
- Raidę E – prie priskaitymo kodų, kurių sumos turi patekti į DA-01 II skyriaus 4 – ą eilutę (kolektyvinėje sutartyje nustatytos arba savarankiškos draudimo įmokos (darbdavio išlaidos darbuotojų gyvybės draudimui ir kt.)) (žr. 2 priedo 26 punktą).
- Raidę F – prie priskaitymo kodų, kurių sumos turi patekti į DA-01 II skyriaus 5 – ą eilutę (kolektyvinėje sutartyje nustatytos arba savarankiškos draudimo įmokos (kitos darbdavio išmokos (piniginės išmokos materialiai remti šeimas ir kt.)) (žr. 2 priedo 27 punktą).
5 pav. Priskaitymų – išskaitymų kodų konfigūravimas
5. Reikia sukonfigūruoti tabelio kodus (žr. 6 pav.). Tabelio kodų lentelės stulpelyje Savybės (Atlyginimai → Tabelio kodai → Savybės) reikia įrašyti :
- Raidę i prie tų tabelio kodų, kurių valandų skaičius turi būti įtrauktas į apmokėtų valandų skaičių I skyriaus 3 eilutę (žr. 2 priedo 12 punktą), tačiau neįtrauktas į dirbtą laiką I skyriaus 5 eilutę (žr. 2 priedo 13 punktą). Pvz. prie tabelio kodų A – Kasmetinės atostogos, M – Papildomas poilsio laikas darbuotojams, auginantiems neįgalų vaiką iki 18 metų arba 2 ir daugiau vaikų iki 12 metų.
- Raidę w prie tabelio kodų, kurie neturi būti įskaitomi skaičiuojant vidutinį ne visą darbo laiką dirbusių darbuotojų skaičių (I skyriaus 2 eilutė). Pvz. G – nėštumo ir gimdymo atostogos, KT – karinė tarnyba, PV – atostogos vaikui prižiūrėti, kol jam sueis 3 metai (žr. 2 priedo 6 punktą).
6 pav. Priskaitymų – išskaitymų kodų konfigūravimas
6. Reikia pasirinkti norimą ne visą darbo laiką dirbančių darbuotojų skaičiaus skaičiavimo būdą.
7 pav. Vidutinio ne visą darbo laiką dirbančių darbuotojų skaičiaus skaičiavimo būdo pasirinkimas
- Jeigu norima, kad programa ne visą darbo laiką dirbusių darbuotojų skaičių skaičiuotų pagal darbo apmokėjimo statistinės ataskaitos DA-01 (ketvirtinė) 2 priedo 7.1 punkte aprašytą formulę, reikia pažymėti lauką „kai didelė darbuotojų kaita“.
- Jeigu norima, kad programa ne visą darbo laiką dirbusių darbuotojų skaičių skaičiuotų pagal darbo apmokėjimo statistinės ataskaitos DA-01 (ketvirtinė) 2 priedo 7.2 punkte aprašytą formulę, reikia pažymėti lauką „kai maža darbuotojų kaita“.
7. Reikia nurodyti komandiruočių dienpinigių priskaitymo buhalterinę sąskaitą.
Jeigu yra poreikis, kad komandiruočių dienpinigių priskaitymo suma būtų automatiškai atkeliama iš finansinių operacijų, reikia laukelyje Komandiruočių dienpinigių sąskaita (Formos → Ataskaitos DA-01 parengimas → Pagrindiniai duomenys) įrašyti komandiruočių dienpinigių išlaidų priskaitymui naudojamą konkrečios 6-os klasės buhalterinės sąskaitos numerį (žr. 8 pav.). Neužpildžius lauko Komandiruočių dienpinigių sąskaita nebus automatiškai užpildoma II skyriaus 3 eilutė (Formos → Ataskaitos DA-01 parengimas → DA01_2 (II skyrius) → 3 eilutė). Tada suformavus DA-01 ataskaitą komandiruočių dienpinigių sumą galima įsivesti rankiniu būdu.
PASTABA. Tam, kad programa korektiškai apskaičiuotų apmokėtų ir dirbtų valandų skaičių, rekomenduojama tabelio kodų konfigūravimą atlikti tik ketvirčio pradžioje.
8. Reikia aprašyti DA-01 ataskaitos pagrindinius duomenis.
9. Ataskaitos DA-01 formavimo lange polangyje Pagrindiniai duomenys (Formos → Ataskaitos DA-01 parengimas → Pagrindiniai duomenys) reikia užpildyti įmonės duomenis. Paspaudus mygtuką Direktorija reikia pasirinkti katalogą, į kurį bus norima išeksportuoti DA-01 ataskaitą (žr. 8 pav.).
8 pav. Pagrindiniai duomenys
Laukuose Metai ir Ketvirtis, nurodomas laikotarpis, kuriam norima formuoti ataskaitą. Ataskaita DA-01 suformuojama paspaudus mygtuką Formuoti.
Norint, kad formuojant ataskaitą DA-01 būtų rodomos suformuotų duomenų lentelės pasitikrinimui, reikia polangio Pagrindiniai duomenys apačioje pažymėti lauką Rodyti lenteles. Tada paspaudus mygtuką Formuoti pirmiausiai bus suformuota lentelė Ne visas darbo laikas. Šioje lentelėje pagal tabelio numerius bus parodyta informacija apie tai, kuris darbuotojas kokiu etatu ir kuriuo laikotarpiu dirbo.
Ne visą darbo laiką dirbantiems darbuotojams apskaičiuojamos kalendorinės dienos, kiek šiuo laikotarpiu darbuotojas dirbo ne visą darbo laiką (stulpelyje Dienos). Į ne visą darbo dieną dirbančių darbuotojų skaičiaus skaičiavimą neįskaitomos kalendorinės dienos, kurios turėjo 5 punkte prie tabelio kodo uždėtą požymį i, pvz. buvo nėštumo ar gimdymo atostogose ir kt. Stulpelyje Pareigų savybės rodomas požymis M reiškia, kad šis darbuotojas yra mokytojas arba gydytojas.
Uždarius langą Ne visas darbo laikas atidaromas kitas langas Apmokėtos / faktiškai dirbtos valandos, kuriame pateikiama informacija apie tai, kiek programa apskaičiavo apmokėtų valandų bei kiek buvo faktiškai dirbtų valandų pagal kiekvieną darbuotoją atskirai. Uždarius langą Apmokėtos / faktiškai dirbtos valandos baigiama formuoti ataskaita DA-01 .
Pasitikrinus ir užpildžius duomenis, kurie turi būti užpildyti rankiniu būdu (Formos → Ataskaitos DA-01 parengimas → DA01_2 (I skyrius) → 1 eilutė ir Formos → Ataskaitos DA-01 parengimas → DA01_3), papildomai reikia įrašyti, kiek laiko buvo sugaišta statistiniams duomenims rengti ir ataskaitai pildyti.
Suformavus ataskaitą DA-01 reikia paspausti mygtuką Eksportuoti. Ataskaita bus išeksportuota į Jūsų pasirinktą direktoriją. Atidarius suformuotą ataskaitą DA-01 BŪTINA paspausti mygtuką IŠSAUGOTI. Tik tada galima išsaugotos ataskaitos failą kelti į elektroninio statistinių verslo duomenų parengimo ir perdavimo sistemą e.Statistika.
Svarbu žinoti, kad norint sėkmingai iš Būtent programos išeksportuoti statistinę ataskaitą DA-01, vartotojas savo kompiuteryje turi būti įsidiegęs nemokamą programą ABBYY eFormFiller bei atsisiuntęs statistinės ataskaitos DA-01 elektroninės formos šabloną. Formos šabloną reikia įkelti į tą patį katalogą, kuris nurodytas lauke Direktorija (Formos → Ataskaitos DA-01 parengimas → Pagrindiniai duomenys → Direktorija).
