Programoje Būtent yra sukurta galimybė Excel formate esančius duomenis suimportuoti į programos pajamavimo arba neparuoštus išlaidavimo dokumentus. Šis programos funkcionalumas ženkliai sumažina laiko sąnaudas pajamuojant ar išlaiduojant prekes, kai prekybiniame dokumente yra platus prekių asortimentas.
Panaudojimo atvejai:
- Pirkėjų užsakymai.
- Tiekėjų sąskaitos.
- Prekių pardavimai arba pajamavimai tarp savo grupės įmonių.
Prieš importuojant duomenis iš Excel formato dokumentų programoje Būtent reikia apsirašyti importuojamų laukų atitikmenis.
Tarkime, pirkėjas Excel formate pateikė pirkėjo užsakymą (žr. 1 pav.).
1 pav. Pirkėjo užsakymas
Pirmiausiai reikia apsirašyti importuojamo failo laukų atitikmenis programoje būtent. Tam reikia atverti importo langą (Prekyba → Importas iš Excel, CSV) ir paspaudus mygtuką Naujas sukurti importo laukų šabloną (žr. 2 pav.).
2 pav. Naujo šablono kūrimas
Sukūrus naują šabloną turi būti aprašyti importuojamų laukų atitikmenys. Tam reikia spausti mygtuką Stulpeliai. Nuspaudus šį mygtuką atsidaro sąrašas laukų, kuriuos galima importuoti į programą. Prie kiekvienos sąraše esančios eilutės į stulpelį Stulpel. reikia įrašyti raidę, kuri importuojamame Excel faile atitinką nurodytą reikšmę. Duotu atveju Prekės kodas Excel dokumente yra įrašytas į A stulpelį, o Kiekis į D stulpelį ir t. t. (žr. 3 pav.).
3 pav. Importuojamų laukų atitikmenų parinkimas
Paspaudus mygtuką OK bus sukurtas naujas šablonas, kurį pasirinkus lange Dokumentų importas lauke Stulpeliai bus matomi visi to šablono stulpeliai (žr. 4 pav.).
4 pav. Parinkto šablono stulpeliai
Prieš importuojant duomenis reikia:
- pasirinkti Ryšio lauką, pagal kurį bus atpažįstamos prekės sistemoje – pagal Prekės kodą, Artikulą ar Barkodą;
- aprašyti pagrindinius laukus, kurie turės susiformuoti naujai sukurtam dokumentui – Data, Operacija, Klientas, Sandėlis;
- nurodyti importuojamos bylos vietą kompiuteryje, t. y. užpildyti lauką Failas (spaudžiamas mygtukas F2 ir pasirenkamas importuojamas dokumentas) (žr. 5 pav.).
5 pav. Lango Dokumentų importas laukų užpildymo pavyzdys
Mygtukas Atnaujinti skirtas išsaugoti pakoreguotą šabloną. Mygtukas Pervadinti skirtas suteikti esamam šablonui naują pavadinimą (žr. 5 pav.).
Paspaudus mygtuką Importuoti naujai sukurti dokumentai bus įkelti į pajamų dokumentus arba neparuoštus išlaidų dokumentus. Sukurtuose dokumentuose bus užpildytas iSAF požymis (jei priklauso pagal konfigūraciją prie operacijos), PVM kodas dokumente ir prie prekių eilučių (jei yra nurodytas prie operacijos arbaprekių).
